Hybride Events - Was ist das?

In den letzten 2 bis 3 Jahren kommt man um die Begriffe „hybride Events“ und „hybrider Messestand“ kaum noch drum herum. Dies ist vorzugsweise in Zeiten der Pandemie entstanden, wo kleinere Veranstaltungen wieder durchgeführt werden durften und der Begriff „hybrid“ immer präsenter wurde. „Hybrid“ bedeutet so viel wie „von zweierlei Herkunft“ oder auch „aus verschiedenartigem zusammengesetzt“. Somit sind Formate des hybriden Events eine Verknüpfung verschiedener medialer Angebote aus der realen und virtuellen Welt. 

Inhaltsangabe

• Die Ausgangslage des hybriden Messestandes

• Verschiedene Varianten des hybriden Messestandes

• Der Vorbereitungsprozess eines hybriden Messestands

• Der hybride Messestand

• Fazit zum hybriden Messestand

Die Ausgangslage des hybriden Messestandes

Physische, so wie virtuelle Messestände haben ihre Vor- und Nachteile. Ein physischer Messestand ist ortsgebunden und zeitlich begrenzt. Bei einem virtuellen Messestand werden dafür nicht alle Sinne des Besuchers angesprochen. Kombinieren Sie jetzt beide Formate miteinander, liegt eine nahezu optimale Symbiose vor: Das multisensorische Defizit des virtuellen Formats kann durch das Live-Format kompensiert werden. Ebenso sieht es in Bezug auf die Kommunikation aus. Die Möglichkeit der persönlichen Kommunikation des physischen Events ergänzt die eingeschränkte persönliche Kommunikation in der virtuellen Welt - somit haben Sie ein hybrides Event.  Dennoch gilt zu beachten, dass es immer noch zwei verschiedene Events sind. Das virtuelle Format hat zwar eine kürzere Vorbereitungszeit, der Vorlauf für den physischen Messestand wird dadurch trotzdem nicht reduziert. Ein physischer Messestand ist mit relativ hohen Kosten verbunden. Zwar sind die Kosten für einen virtuellen Messestand geringer, dennoch kommen sie zu den bereits bestehenden Kosten hinzu und verringern den Gesamtpreis nicht.

Verschiedene Varianten des hybriden Messestandes

Die Customer-Journey hat im Rahmen des Online-Marketings an Bedeutung gewonnen. Anhand eines Schaubilds wird deutlich, dass es mehr digitale als physische Touchpoints gibt. Gerade deswegen ist eine Verbindung von Realem mit dem Virtuellen unumgänglich, um das gesamte Potenzial an Touchpoints ausschöpfen zu können. In Bezug auf die Marketing-Strategie unterscheidet man zwei Varianten des hybriden Messestandes.

Fokus auf die physische Präsenz

Ein physischer Messestand erfüllt auf den ersten Blick alle Merkmale und Anforderungen eines auf die Messebesucher ausgerichteten Messestandes: Es gibt Sitzgelegenheiten für eine gemütliche Atmosphäre, Bewirtung für das leibliche Wohl der Besucher, Ausstellungswaren und Materialen zur Information und ein Standteam, welches stets ein offenes Ohr für die Besucher hat. Jedoch ist der Präsenz eines physischen Messestands zeitlich und örtlich begrenzt. Wer zu einem gewissen Zeitpunkt nicht an einem vorgegebenen Ort ist, hat keine Möglichkeit den Messestand zu besuchen und das ausstellende Unternehmen verliert potenzielle Leads. Hier kann nun der virtuelle Messestand als begleitende Event-Präsenz für hybride Events eingesetzt werden. Der virtuelle Messestand kann vor dem physischen Event für Einladungs- oder Ankündigungszwecke genutzt werden, während des physischen Events als „Digital Twin“, um jeder Person die Möglichkeit eines Besuchs zu geben oder um Vorträge zu streamen und nach dem physischen Event für Feedbacks und wiederkehrende Besucher.

Fokus auf die virtuelle Präsenz eines hybriden Events

Legen Sie Ihren Messeauftritt auf den virtuellen Raum aus, so ist der physische Messestand lediglich ein Bestandteil des dauerhaften virtuellen Events durch das Virtuelle Event Portal. Somit kann der physische Messestand kleiner gestaltet werden und mit Fokus auf den virtuellen Stand geplant werden. Das Hauptaugenmerk liegt hier auf der Online-Leadgenerierung und der Bereitstellung von Content, welcher „onDemand“ und somit 24/7 für 365 Tage im Jahr abrufbar ist.

Beide Varianten haben Begriffe wie Live-Streaming, Infotainment und Messbarkeit gemein. Jedoch muss ein hybrider Messestand einige Anforderungen erfüllen, damit er die gewünschte Wirkung erzielen kann.

Der Vorbereitungsprozess eines hybriden Messestands

Bei dem hybriden Messestand muss von Anfang an darauf geachtet werden, dass alle technischen Voraussetzungen sowohl für die Anwendung im physischen, als auch im virtuellen Raum gewährleistet sind und diese problemlos in den virtuellen Messestand streamen können.

Der virtuelle Messestand im Virtuellen Event Portal (VEP)

In erster Linie muss die Oberfläche für den Besucher übersichtlich und leicht zu verstehen sein. Ebenso sollten Sie vorab die technischen Möglichkeiten zur Integration von Content und Tools prüfen, damit das virtuelle Event reibungslos ablaufen kann. Hier einige Punkte, auf welche Sie achten sollten:

• Schnittstelle zu einer entsprechenden Anwendung zur Einbindung von Live-Webinaren, welche anschließend onDemand zur Verfügung stehen sollen

• Einbindung von Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats, Beratungsgespräche via Video-calls oder Fragerunden

• Einbindung verschiedener Content-Elemente wie Präsentationen, PDFs, Bilder und Videos, Formularen oder auch Gewinnspiele

• Umfangreiche Analysemöglichkeiten zur optimalen Auswertung des Events

• Ansprechende Umgebung durch 2D, 3D oder Pano-Welten

• Interaktionsmöglichkeiten für die Besucher durch die Einbindung von Infopunkten oder der Bewegung im virtuellen Raum

Der physische Messestand

Der physische Messestand sollte nach den individuellen Anforderungen und der jeweiligen Zielgruppe des ausstellenden Unternehmens geplant werden. Zu den typischen Merkmalen eines physischen Standes kommen im Zuge eines hybriden Messestandes noch die technischen Anforderungen für die virtuelle Präsenz hinzu. Sollen Live-Vorträge in den virtuellen Stand gestreamt werden, muss die entsprechende Kamera- und Ton-Technik vorhanden sein. Für ausgewählte Produkte können Sie einen QR-Code generieren lassen, dass wenn der Besucher diesen scannt, er das Produkt im virtuellen Raum betrachten kann und sich die jeweiligen Informationen direkt herunterladen kann.

Das hybride Event als Messestand

Um einen hybriden Messestand abwechslungsreich und interessant zu gestalten, gibt es unzählige Möglichkeiten. An oberster Stelle steht jedoch die Interaktion mit den Besuchern, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu steigern.

• Direkter Austausch mit Ihren Besuchern: Wie wäre es, wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter mit Kamera und Mikrofon auf Ihrem physischen Messestand losschicken, um die Fragen der virtuellen Besucher zu beantworten. Ebenso können Sie einen Live-Chat starten, in welchem die Besucher des physischen Messestandes via QR-Code reinkommen und mit den Besuchern des virtuellen Standes chatten können.

• Ausführliche Analysedaten beider Events: Auf dem physischen Event können Sie Ihren Messeauftritt mittels Besuchermessung datenschutzkonform analysieren. Mit Event-Metrics können Sie die Anzahl der Besucher Ihres Standes sowie deren Verweildauer messen und anschließend in Ihrem Portal einsehen. Auf Ihrem virtuellen Messestand können Sie die eingebunden Infopunkte tracken und so sehen, welcher Content gefragt war und wie viele Besucher Sie hatten.

• Gamifizierung am hybriden Messestand: Lassen Sie Ihre Kunden spielerisch Ihr Unternehmen und Ihre Produkte kennenlernen. Veranstalten Sie eine Tombola oder ein Gewinnspiel bei welchem versteckte Hinweise auf/in dem jeweiligen Stand gefunden werden müssen. Sie können Ihre Besucher auch als Avatare durch den virtuellen Stand laufen lassen, hier muss jedoch eine entsprechende Gaming-Engine programmiert sein.

• Gemeinsames Testing: Sie können Ihren virtuellen Besuchern vorab ausgewählte Produktproben zukommen lassen. Die Besucher Ihres physischen Messestandes können dieselben Produkte dann vor Ort erhalten. Anschließend kann mittels Video-Konferenzen eine Live-Schaltung auf eine LED-Videowand projiziert werden, bei welche die ausgewählten Proben gemeinsam verkostet/ getestet werden können. So verbinden Sie beide Welten optimal miteinander.

Fazit zum hybriden Messestand

Virtuelle und physische Messestände haben Ihre Vor- und Nachteile. Durch die Verbindung beider Welten können Sie jedoch eine perfekte Ergänzung schaffen, bei welcher die Vorteile des einen die Nachteile des anderen ausgleichen. Damit hybride Events das gewünschte Ziel erreichen, müssen Sie gewisse Anforderungen erfüllen. Die Verbindung von virtuellem und realem sollte dabei immer möglich sein. Die Interaktion mit den Besuchern sollte an oberster Stelle stehen, egal ob im physischen oder im virtuellen Raum. Mittels verschiedenen Aktionen kann so die Aufmerksamkeit der Besucher gesteigert werden und es verbleibt ein unvergesslicher Eindruck bei der Zielgruppe.