Nehmen wir an, Sie legen bei Ihrer internen Budgetplanung für einen Messestand den Auf-und Abbau inklusive aller Logistikkosten ein Budget von € 25.000,- fest. In Ihrem Briefing an die bietenden Messebauer definieren Sie klar Ihre Messeziele, die messeseitigen Begebenheiten und die Anforderungen an den Messestand. Um die Bieter in ihrer Kreativität nicht einzuschränken, geben Sie aber kein Budget vor. Mit Erstaunen stellen Sie dann fest, dass die Gestaltungsvorschläge und Preiskalkulationen der Anbieter von € 10.000,- bis € 60.000,- variieren.
Tja, und nun? Wie können Sie die unterschiedlichen Designvorschläge vergleichen und mit den Kosten in Relation bringen? Denn letztlich: Welchen Messebauer wählen Sie aus? Tipps, die bereits in der Angebotsphase Budget-Klarheit und Transparenz schaffen:
Nennen Sie im Messebaubriefing immer ganz offen Ihre Budgetvorstellung, und nennen Sie auch den Leistungsumfang, der dieses Budget betrifft, z.B.: "Budget € 25.000,- , hier inkludiert: Messestand inkl. Kauf und Mietkomponenten; Auf- und Abbau inkl. aller Nebenkosten wie Hotel, Spesen, Lohnkosten; Logistikkosten inkl. Anlieferung, Abtransport, Laden, Entladen, Einlagerung Leergut/Vollgut während Messelaufzeit“.
Geben Sie jedoch dem Messebau-Unternehmen die Möglichkeit, Ihnen zusätzlich kreative Vorschläge zu machen, die über das genannte Budget hinaus gehen. Jedoch den Mehrwert Ihres Standes deutlich erhöhen können. Im Briefing können Sie diese optionale Leistungen gezielt anfragen: „Wir bitten Sie, eventuelle Designvorschläge, die über das genannte Budget hinaus gehen, optional in Ihren Konzeptvorschlägen zu präsentieren“.
Mit dieser Vorgehensweise erhöhen Sie immens die Vergleichbarkeit der Angebote und gleichzeitig erhalten Sie von den Bietern kreative Vorschläge, wie der Messestand realisiert werden könnte, wenn das Budget um eine bestimmte Summe höher wäre. Wie Sie den Messebauer Ihres Vertrauens finden und was Sie beachten sollten, erläutert dieser ausführliche Blogbeitrag.
Nach Eingang der angefragten Messekonzepte geht es nun in die Entscheidungsphase: Ihr Bauchgefühl sagt: Die Chemie mit Messebauer XY stimmt , er hat ein CI-konformes Design präsentiert, das Angebot ist im Budgetrahmen von € 25.000,- . Als optionale Innovation schlägt er aber zusätzlich eine 2x3m große LED-Videowand vor. Diese LED-Videowand soll in 2-4m Höhe emotionalen Content abspielen. Sie sind begeistert von diesem Vorschlag. Eine LED-Videowand ist als Weiterführung statischer Grafiken natürlich die nächste Grafik-Generation, mit LED-Videowänden eröffnen sich unendliche gestalterische Möglichkeiten. Als Mehrkosten weist das Konzept des Messebauers jedoch optionale € 6.500 aus, und ist nun deutlich über Ihr Budget. Was tun? Anstatt der Variante „schade, Over-Budget, vielleicht nächstes Mal, Du bist raus“: Sprechen Sie mit dem Messebauer und finden Sie gemeinsam Lösungen, zum genannten Budget von € 25.000 INKLUSIVE LED-Videowand Ihren Messestand zu realisieren. Hier finden Sie wissenswertes bezüglich LED-Videowände.
Um die LED-Videowand dennoch einzusetzen, muss der Messestand „abgespeckt“ werden. Folgende Maßnahmen können die Messestandkosten derart reduzieren, dass vielleicht doch so eine innovative LED-Videowand eingeplant werden kann:
Rahmenvereinbarungen über einen längerfristigen Zeitablauf, bzw. über mehrere Messeveranstaltungen bieten für beide Vertragspartner Planungssicherheit. Ebenfalls können, je nach Vereinbarung, die Zahlungen der Investitionskosten auf die Anzahl der geplanten Messeauftritte aufgeteilt werden. Somit sind Ihre Kosten pro Messe geringer und es könnten für Sie Vorteile in den jährlichen Abschreibungen bedeuten. Und sowieso sind Messekosten bei Rahmenvertragskosten in der Regel günstiger, weil durch die Planungssicherheit höhere Rabatte gewährt werden können.
In der Regel wird das Messe-Grafikdesign von den Agenturen erstellt, die auch die Printgrafik des ausstellenden Unternehmens übernimmt. Achtung: Medien-Agenturen kennen sich oft nicht im Messebau aus. Fragen Sie den Messebauer, ob Grafikdesign, bzw. Content-Erstellung im Leistungsportfolio enthalten ist. Vergleichen Sie, ob diese Leistungen beim Messebauer günstiger sind als bei der Medien-Agentur. Mehr zu Grafik-Design im Messebau finden Sie im Beitrag Gelungenes Grafikdesign auf Messeständen.
Der Messestand soll sich natürlich von allen anderen Messeständen abheben und bereits von Weitem gesehen werden. Hier gibt es sehr viele Möglichkeiten und die Unterschiede im Preis sind enorm. Hier ein Preis-Beispiel für zwei attraktive Lösungen bei Nutzung von 6 Abhängepunkten:
Lösung 1: Die Kosten für ein Traversensystem von 10 x 6 Metern mit rund um laufendem bedrucktem Banner, kompletter Standausleuchtung, Deckengaze weiß, Logo-Kubus 2 x 2 Metern von innen beleuchtet: € 6.400,-
Lösung 2: Die Kosten für eine doppelte Traversenleiste, komplette Standausleuchtung, drei unterschiedliche Logo-Kuben 1,5x1,5m und 2x2m in unterschiedlichen Höhen: € 2.700,-
Beide Lösungen erfüllen den Zweck, von weitem gesehen zu werden und dem Stand „ein Dach“ zu geben. Preisunterschied im Vergleich: 100%
Nicht immer ist es nötig, einen Bodenpodest einzuplanen. Der erhöhte Boden des Messestandes kann schnell das Doppelte oder Dreifache an Kosten eines Standbodens ohne Podest bedeuten. Ein sauber verlegter Boden ohne Podest kann je nach Messestanddesign sogar besser aussehen, als ein Messestand mit Podest. Auch entstehen keine gefährlichen Stolperschwellen und es müssen keine Rollstuhlrampen eingebaut werden.
Lösung: Ein 15mm dickes Underlay-Matten-Material (in den USA Padding genannt) unter dem Teppich/Laminat/PVC-Bodendekor. Auch das Underlay-Material kann mehrfach eingesetzt werden, Verlegung von Elektrik, LAN-und HDMI-Kabeln ist ohne Probleme möglich. Da das Underlay-Material relativ weich ist, wird das Gehen und Stehen auf dem Stand zu einem Wohlfühlerlebnis. Natürlich ist die Verlegung von Wasser-Zu-und Ableitung hier nicht möglich (Mindestmaß im Licht: 50mm). Aber sowieso ist sehr oft der Wasseranschluss direkt an der Spüle in der Kabine möglich, weil die Standkabinen meistens am Rand zum Standnachbarn hin geplant werden. In der Regel sind die Boden-Versorgungsschächte vorhanden. Ansonsten kann man auf einen „internen Wasserkreislauf“ zurückgreifen. Besonders bei kleineren Messeständen ist das eine super Lösung, da gar kein Wasseranschluss bestellt werden muss, sondern Wasser mittels einer Spüle mit Kanisterversorgung realisiert wird. Kostenersparnis: € 2.500,-
Kostenersparnis in der Wahl des Wandbaus kann sehr gravierend sein. Die Lösung sind Textilgrafiken. Der Preisunterschied zwischen einer Messewand aus Holz im Vergleich zu Messewänden aus aufgespannter Textilgrafik ist immens. Die Vorteile der Textilgrafik sind jedoch nicht nur der Preis, sondern auch die Brillanz der Grafikdarstellung (Thermosupplimationsdrucke), Wiederverwendbarkeit/Nachhaltigkeit/Ökologie und mit Hilfe der unsichtbaren Wandunterkonstruktionen können alle Anforderungen an eine Holzwand auch mit Textilgrafiken realisiert werden. Kostenersparnis: € 3.000,-
Haben Sie mitgerechnet? Beim vorab genannten Budget von 25.000,- konnten wir bereits rund € 8.500,- sparen, und die geben wir nun für eine tolle, innovative, nachhaltige und zukunftsweisende LED-Videowand aus. ; )
Nennung von Budgets und optionale Zusätze/Innovationen schaffen Klarheit von Anfang an.
Entscheidung für den „billigsten“ ist riskant. Sehr wichtig ist das Bauchgefühl: Stimmt die Chemie?
Besprechen Sie gemeinsam mit dem Anbieter Möglichkeiten, den Messestand „abzuspecken".
Geben Sie Ihr Messebudget für wirksame Elemente aus: Trend sind LED-Videowände
Bernd Freiter : Mittwoch, 6. November 2019
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Annalena Struever : Dienstag, 3. März 2020
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Bernd Freiter