Rahmenverträge im Messebau

Es ist nicht unüblich in der Messebranche Rahmenverträge abzuschließen, die die Zusammenarbeit über mehrere Jahre zwischen den Vertragspartnern Messebauer und Aussteller definieren. Insbesondere während der Messeausfälle aufgrund der Corona-Pandemie und einer unsicheren Rechtslage diesbezüglich war die Rahmenvertragspolitik für Messebauer und Aussteller ein Segen. Mit dieser Grundlage konnten die Parteien einen gemeinsamen Weg finden, sich in einer so unbeständigen und unsicheren Zeit mit zum Teil undurchsichtiger Rechtslage dennoch partnerschaftlich zu einigen. 

Doch könnte es vielleicht sein, dass Rahmenverträge und die damit verbundene langfristige Bindung an einen Dienstleister die Agilität eines Unternehmens einschränkt und Nachteile dadurch entstehen?

In diesem Blogartikel werden wir uns grundlegende Chancen und Risiken von Rahmenverträgen im Messebau ansehen und von unseren Erfahrungen als Messebauer berichten. Wir hoffen, dass der Artikel Ihnen bei zukünftigen Entscheidungen Ihrer Messestandplanung hilft.

Chancen von Rahmenverträgen

Die VUCA-Welt steht nicht still und neben der Corona-Pandemie und dem Ukraine-Krieg kommen immer wieder neue Herausforderungen auf die Wirtschaft zu. Diese Faktoren machen Messebau-Projekte komplex (wohlgemerkt - nicht kompliziert!).

Beispiel:  Bei 90% aller unserer in Q3 2022 realisierten Messebau-Projekte waren die LKW-Transporte verspätet; zum Teil um einen Tag. Dies führte zu enormen Belastungen und weiteren Projektverschiebungen, die nur mit extremen Mehraufwänden handelbar waren. 

Nicht umsonst ist der Abschluss von Rahmenverträgen in der Messebranche insbesondere bei einem höheren Auftragsvolumen daher sehr beliebt. Schauen wir uns einmal an, was für das Abschließen von Rahmenverträgen spricht:

Allgemeine Kostenvorteile 

Bei einem Rahmenvertrag im Messebau, der mehrere Messestände in aufeinander folgenden Jahren beinhaltet, werden Sie als Aussteller einen günstigeren Preis erzielen können, als wenn Sie die Projekte einzeln in Auftrag geben würden. Aufgrund des hohen Auftragsvolumen wird Ihnen Ihr Messebauer einen Rabatt auf die Gesamtsumme gewähren. 

Zusätzlich profitieren Sie von gleichbleibenden Konditionen während der Vertragslaufzeit. Dies kann insbesondere in einer möglich bevorstehenden Rezession für Sie als Unternehmen von großem Vorteil sein.

Weniger Verhandlungsaufwand 

Mit einem Rahmenvertrag müssen Sie nicht mehr jeden Ihrer Messeauftritte einzeln verhandeln. Sie verringern somit den Verwaltungsaufwand in den bei Ihnen zuständigen Abteilungen. Statt viel Zeit in die Verhandlung der Konditionen von Einzelverträgen mit Ihrem Messebauer zu investieren, profitieren Sie bei einem Rahmenvertrag von langfristig gleichbleibenden Konditionen, die für einen bestimmten Zeitraum lediglich einmal verhandelt werden müssen. Insbesondere bei der regelmäßigen Teilnahme an Messen lohnt sich der einmalige Aufwand zum Aufsetzen eines Rahmenvertrages.

Planungssicherheit für Aussteller und Messebauer 

Uns als Messebauer ist immer an einer langfristigen Geschäftsbeziehung gelegen. Ihnen sicherlich auch. Denn Rahmenvereinbarungen über einen längerfristigen Zeitablauf bzw. über mehrere Messeveranstaltungen bieten für beide Vertragspartner Planungssicherheit. 

Wir haben uns der Herausforderung zu stellen, dass es einen extremen Fachkräftemangel in Deutschland gibt. Gute Bauteams sind auf viele Monate hinaus ausgebucht (wir haben zum Glück langfristige akkreditierte Teams, die jedoch auch entsprechend entlohnt werden). Mit einem gewissen Zeitvorsprung und stringenter Planung sind jedoch auch diese Herausforderungen händelbar. Ein Rahmenvertrag ermöglicht die Voraussetzung zur Planbarkeit.

Kostenverteilung der Messebau-Projekte 

Bei Rahmenverträgen berechnen wir als Messebauunternehmen z.B. die Investitionskosten der ersten Messe anteilig auf die Anzahl der geplanten Veranstaltungen. Somit sind die Kosten pro Messe geringer und der Aussteller kann von Vorteilen in den jährlichen Abschreibungen profitieren. Wie die Kostenverteilung auf die Anzahl der Veranstaltungen aussieht, können Messebauer und Aussteller gemeinsam definieren und für beide Parteien somit einen optimalen Lösungsansatz aushandeln.

Attraktive und sichere Stornovereinbarungen 

Einzelverträge werden in der Regel auf Basis des BGB, bzw. AGBs geschlossen. Bei Abschluss eines Rahmenvertrages bei der WWM beanspruchen die vertraglichen Grundlagen in folgender Reihenfolge Geltung: 

• Individueller Projektvertrag,

• WWM-Rahmenvertrag,

• WWM-AGB

• Bestimmungen des BGB.

Somit kommen unsere Rahmenvertragspartner in den Genuss sehr guter Stornobedingungen, die viel besser sind als im BGB, bzw. bei Einzelverträgen in unseren AGBs. 

Flexibilität im Messedesign

Flexibilität bei Rahmenverträgen als Vorteil? Aus Erfahrung haben wir gelernt: Unsere Rahmenvertragsstruktur erlaubt es, dass Änderungen des Messestanddesigns von Messetermin zu Messetermin durchaus möglich sind. Denn jedes Projekt wird individuell und rechtzeitig vor dem Event geplant und im Rahmen der Rahmenvertrags-Vereinbarungen angepasst. Ein Rahmenvertrag bedeutet also nicht, sich auf Jahre hinaus fest an ein Design zu binden.

Risiken von Rahmenverträgen 

Wo es Chancen gibt, gibt es auch Risiken. Auch diese sind auf den Einzelfall zu prüfen. 

Langfristige Konditionen

Fluch und Segen zugleich! In der aktuellen Wirtschaftslage freuen wir uns alle über gleichbleibende Preise, denn tendenziell wird alles teurer. Doch genauso würden wir uns ärgern, wenn auf einmal die Preise über einen bestimmten Zeitraum wieder sinken und wir auf den teureren, vorab definierten Kosten eines Rahmenvertrages sitzen bleiben. Allerdings: Wann wurde etwas in den letzten Jahren billiger? Dieses Risiko kann man also fast ausschließen.

Strafzahlungen bei Vertragsbruch 

Das vorher gute Bauchgefühl entpuppt sich doch als falsch. Die Zusammenarbeit mit dem Messebauer haben Sie sich anders vorgestellt und mit den Ergebnissen der Messestände sind Sie gar nicht zufrieden. Auch nach mehrfach geführten Gesprächen ist keine Besserung in Sicht. Den Rahmenvertrag vorab aufzulösen, ist jedoch meist mit Strafzahlungen verbunden und muss daher gut überlegt sein, bevor man diesen Schritt geht. Es macht daher Sinn, die ersten Projekte mit einem neuen Messebauer als einzelvertraglich geregelte Lösung zu realisieren. Erst wenn man zum Messebauer Vertrauen aufgebaut hat, fühlt sich ein Rahmenvertrag gut an.

Fehlende Flexibilität

Der Rahmenvertrag definiert unter anderem die Anzahl der auszuführenden Projekte, die der Messebauer für Sie umsetzt. Doch manchmal ergeben Sie im Laufe der Zeit neue Geschäftsfelder oder Sie merken, dass Sie Ihre Zielgruppe besonders gut auf Messen erreichen und möchten daher die Anzahl der Messeauftritte ausweiten. Es kann aber auch sein, dass Sie die Anzahl der Messestände reduzieren möchten, da für Sie 1-2 Messestandorte wegfallen.

Rahmenvertragsanpassungen sollten also während der Laufzeit möglich sein.
Es ist ebenso möglich, mehrere Rahmenverträge über die Abwicklungen unterschiedlicher Messestand-Pakete zu vereinbaren. Hier gibt es Lösungen, flexibel zu bleiben.

Für wen lohnt sich nun ein Rahmenvertrag?

Unternehmen – sei es das Messebauunternehmen oder der Aussteller – sind meistens an einer langfristigen Bindung interessiert. Die Vorteile von Rahmenverträgen gelten für beide Parteien, sofern vorab folgende Kriterien stimmen:

• Sie verfügen über eine partnerschaftliche Beziehung zu Ihrem Messebauer: Kommunikation spielt hier eine sehr große Rolle! Gehen Sie bei Zweifel immer in ein gemeinsames Gespräch und versuchen Sie stets für beide Parteien eine zufriedenstellende Lösung zu finden. Gerade in der Corona-Pandemie haben wir festgestellt, dass es für alles eine Lösung gibt. Wichtig ist nur, dies immer offen und ehrlich zu kommunizieren.

• Sie verfügen über Erfahrungen über die Zusammenarbeit mit Ihrem Messebauer: Niemand möchte an jemanden gebunden sein, mit dessen Arbeitsergebnisse man unzufrieden ist. Anders sieht das aus, wenn Sie seit Jahren mit demselben Messebauer zusammenarbeiten und die gemeinsam gesammelten Erfahrungen etwas anderes sagen.

• Sie nehmen regelmäßig an Messen teil: Sei es eine große Messe im Jahr oder doch ganz viele kleine Veranstaltungen, die über mehrere Monate im Jahr verteilt, stattfinden. Ein Rahmenvertrag lohnt sich vor allem, wenn Sie die Dienstleistungen eines Messebauers mehrfach in Anspruch nehmen im Rahmen eines definierten Zeitabschnittes. Aber auch nur eine einzige Veranstaltung pro Jahr kann in Hinblick auf gute Stornovereinbarungen Sinn machen. 

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, können wir von unserer Seite aus sagen: Ja, ein Rahmenvertrag macht Sinn und die Chancen daraus überwiegen gegenüber den Risiken. Und wie sehen Sie das?