Herausforderungen hybrider Veranstaltungen

Nachdem in der Corona-Pandemie virtuelle Veranstaltungen auf Herz und Niere getestet wurden, veranstalten Organisatoren aktuell immer häufiger hybride Veranstaltungen. Eine hybride Veranstaltung nutzt dabei das Beste aus beiden Welten – Real und virtuell. Doch um diese beiden Veranstaltungsformate optimal miteinander zu verknüpfen und ein erfolgreiches Erlebnis für die Besucher vor Ort und vor den Bildschirmen zu schaffen, gibt es einige Aspekte, die beachtet werden müssen.

Die größte Herausforderung einer hybriden Veranstaltung liegt in der Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Doch auch die Gestaltung des Events muss auf die Veranstaltung vor Ort und der virtuellen Veranstaltung angepasst werden. Worauf Sie im Einzelnen in den verschiedenen Phasen bei der Erstellung einer hybriden Veranstaltung achten müssen, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Inhaltsverzeichnis

• Herausforderungen vor dem hybriden Event

• Herausforderungen während des hybriden Events

• Herausforderungen nach dem hybriden Event

• Vorteile eines hybriden Events

• Zusammenfassung

   

Herausforderungen vor dem hybriden Event

1. Aufgabenverteilung und Schnittstellen definieren

Zwischen den einzelnen Agenturen (Agentur für die Live-Veranstaltung vor Ort und Agentur des Online-Events) muss eine regelmäßige Kommunikation schon vor dem Event bestehen. Wenn die Kommunikation unter den Agenturen fehlt, können Fehler passieren, die Auswirkungen auf beide Veranstaltungsformate haben können. Daher ist es wichtig, dass die verschiedenen Agenturen sich untereinander kennenlernen und schulen, wer welche Aufgabe hat. Diese Aufgaben müssen nicht nur getrennt voneinander erledigt werden, sondern vielmehr ein Gesamtkonzept ergeben. Von Vorteil ist es, wenn Sie sich Single Sourcing zu Nutze machen, indem sowohl die physische als auch virtuelle Veranstaltung von ein- und derselben Agentur für Sie umgesetzt wird.

2. Gestaltung des Events

Eine große Herausforderung besteht darin beide Ebenen der hybriden Veranstaltung - die Reale als auch die virtuelle Welt – miteinander zu verknüpfen. Dieser Schritt beginnt bei dem Design der Veranstaltung. Dieses sollte sowohl für die Teilnehmenden vor Ort als auch für die Online-Teilnehmer interessant und ansprechend gestaltet werden. Wichtig ist dabei, dass die Gestaltung einzelner Elemente einen Wiedererkennungswert haben, damit die beiden Formate als zusammenhängende Veranstaltung von den Besuchern wahrgenommen werden.

Beispiele:

• Das Thema der Veranstaltung sollte in allen Elementen wiederzufinden sein.

• Das Layout der Login-Seite zur Online-Veranstaltung sollte an die Gestaltung der Einladungskarten für die physische Veranstaltung angepasst werden.

3. Vorbereitung der Technik

Neben der Gestaltung des Events muss im Vorhinein die passende Technik organisiert werden, damit alle Beteiligten (Teilnehmer, Moderatoren, Redner etc.) während des Events miteinander kommunizieren können. Wichtig ist, dass diese vor dem Event ausgiebig getestet wird. Auch die Kapazitäten und Auswirkungen mit der Benutzung unterschiedlicher Browser muss im Vorhinein geprüft werden.

Herausforderung während des hybriden Events

Insbesondere während des Events kann es zu Herausforderungen bei der Teilnahme an dem Online-Part der Veranstaltung geben:

1. Fehlende Internetverbindung

Während des Events kann es zu Komplikationen bei den Online-Teilnehmern kommen, wenn diese über keine stabile Internetverbindung verfügen oder Sicherheitseinstellungen an Ihrem Endgerät vorgenommen haben, die es verhindern sich den Stream anzuschauen. Viele Teilnehmer unterschätzen die notwendige Leistungsstärke ihrer Internetverbindung. Hier empfiehlt es sich vor Veranstaltungsbeginn den Teilnehmer darüber zu informieren, wie er sich am besten auf das Event vorbereitet und sicherstellen kann, dass eine gute Internetverbindung vorhanden ist.

2. Schwierigkeit beim Login

Bei Events mit einer vorherigen Anmeldung ist es vor allem wichtig, dass der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung die richtige E-Mail-Adresse benutzt. Die richtige E-Mail-Adresse ist diese, die er bereits für die Registrierung zum Event verwendet hat. Damit diese Hürde auch gelöst werden kann, wenn der Teilnehmer allein von zuhause an der Veranstaltung teilnimmt, sollte jederzeit während des Events ein Support geboten werden, an dem man sich wenden kann.

3. Auswahl des Studios

Für die Aufnahme eines Livestreams wird ein Studio mit optimalen Rahmenbedingungen benötigt. Denn ohne ein passendes Studio wird die Übertragung von keiner guten Qualität sein. Der Online-Zuschauer wird sich über die schlechte Qualität oder den Ton beschweren. Dies sind Fehler, die man während der Veranstaltung besser vermeiden sollte. Der Teilnehmer soll zufrieden die Veranstaltung verlassen und diese nicht durch fehlerhaften Livestream abbrechen müssen.

4. Kommunikation zwischen den Teilnehmern

Damit beide Events zu einem gemeinsamen, hybriden Event werden, bedarf es einige Überlegungen, wie die Teilnehmer untereinander und trotzdem miteinander kommunizieren und unteragieren können. Sehr interessant hierbei sind auch Fragen, die vor Ort und online gestellt werden und welche in die Präsentation eingebunden werden können. auf denen die Zuschauer vor Ort als auch virtuell antworten und abstimmen können. Folgende weitere Möglichkeiten gibt es:

• Gemeinsame Umfragen, die über das Smartphone beantwortet werden können

• Einzel- sowie Gruppenchats und Videoanrufe

• Übertragung der Kameras der Online-Teilnehmer vor Ort

Herausforderung einer hybriden Veranstaltung: Nach dem Event

1. Nachbereitung des Events

Nach der Veranstaltung können Inhalte auf der Online-Plattform geteilt werden. Damit sowohl die Online- als auch Live-Teilnehmer darauf Zugriff erhalten, muss eine solche Information bereits im Vorhinein geteilt werden. Die Nachbereitung der Inhalte sollte zudem kurz nach Beendigung des Events angegangen werden, damit noch ein großes Interesse seitens der Besucher darin besteht.

2. Auswertung des Events

Nach dem Event soll der Erfolg des Events gemessen werden. Hier besteht die Schwierigkeit darin, den Erfolg der physischen und virtuellen Veranstaltung auseinander zu halten und diese differenziert zu betrachten. Online gibt es viele Möglichkeiten die Customer Journey eines Besuchers festzuhalten. In der physischen Welt wird dies schon etwas schwieriger, jedoch gibt es auch vor Ort Möglichkeiten die Anzahl der Besucher sowie dessen Engagement festzuhalten.

Weitere Faktoren die Herausforderungen eines hybriden Events darstellen:

• Höherer Personalaufwand: Neben der Live-Veranstaltung muss auch Personal für die Erstellung des virtuellen Events sowie Support während dessen eigeplant werden.

• Investitionskosten: Da die technischen Anforderungen seitens der Online-Veranstaltung hoch sind, entstehen daraus hohe Investitionskosten.

• Schulungen: Es werden Schulungen für das Support-Personal sowie den Betreuern vor Ort benötigt, um die verschiedenen Tools zu verstehen.

• Weniger Live-Teilnehmer: Durch die Zeiteinsparung der wegfallen An- und Abreise bei einem Online-Event, kann die Veranstaltung einfacher per klick beigetreten werden. Viele Besucher werden daher auf der Online-Veranstaltung teilnehmen, wodurch die Anzahl der Live-Teilnehmer sich reduziert.

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Hybrides Event und seine Vorteile

Warum lohnt es sich trotz aller Herausforderungen ein hybrides Veranstaltungsformat durchzuführen? Ein hybrides Event hat zwar viele Herausforderungen, jedoch auch genauso viele Vorteile:

Der virtuelle Part Ihres hybriden Events Besucher interessieren, für die eine Anreise zur Live-Veranstaltung vor Ort nicht von Interesse gewesen ist. Ein Einblick in eine virtuelle Welt kann insbesondere für eine jüngere Zielgruppe spannend sein und kann Ihnen eine ganz neue Zielgruppe eröffnen, die Sie mit Ihren Events vorher nicht erreichen konnten.

• Größere Reichweite: Durch die Ortsunabhängigkeit wird die Teilnahme an dem hybriden Event von überall angeboten. Mit dem virtuellen Zugang können Besucher, welche aus zeitlichen Gründen oder einer besonders aufwendigen Anreise, dennoch an der Veranstaltung mitwirken.

• Höhere Anmeldezahlen: Aufgrund der höheren Reichweite, wird auch die Anzahl der Anmeldungen steigen. Dies ermöglicht eine höhere Anzahl an Leads.

• Nach dem Event kann eine Analyse gemacht werden, welche zeigt, wo der Teilnehmer sich am meisten aufgehalten hat oder wieviel Zeit er auf dem gesamten Event verbracht hat.

• Noch ein großer Vorteil eines hybriden Events ist das Thema Nachhaltigkeit. Dadurch, dass weniger Menschen zur Live-Veranstaltung anreisen, wird automatisch eine große Menge an CO₂-Ausstoß vermieden. Dazu kommen während der Veranstaltung ein reduziertes Müllaufkommen und die sinnvolle Nutzung von Ressourcen vor Ort. Zudem wird ein nachhaltiges Eventerlebnis beim Teilnehmer hervorgerufen, welches im Gedächtnis bleibt.

Zusammenfassung

Eine hybride Veranstaltung und die damit verbundene parallele Durchführung eines physischen und virtuellen Events bringt einige Herausforderungen mit sich. Wenn das Konzept des Events jedoch stringent – vor Ort und online – durchgezogen wird, kann dieses Veranstaltungsformat von den Vorteilen beider Welten leben und ein großer Erfolg werden.