Internationale Messeprojekte richtig meistern

Update: 17.04.2022

Internationale Messeprojekte zählen in vielen Unternehmen zu den strategisch wichtigen Marketingmaßnahmen. Messeziel ist häufig, die eigenen Produkte auf dem internationalen Markt zu präsentieren oder wichtige Kunden und Partner aus der Branche zu treffen. Jeder der schon einmal eine solche internationale Messe organisiert hat weiß jedoch, welche Herausforderungen mit der Planung und Umsetzung verbunden sind. Lesen Sie hier, wo auf dem Weg zur internationalen Messe die Fallstricke versteckt sind, und wie Sie mit verlässlichen Partnern gemeinsam die Organisation meistern können.

Worauf müssen Aussteller im Ausland achten?

Auch wenn in Deutschlands Messehallen die größten und meisten Messen weltweit stattfinden: Im Ausland gibt es Messespots, auf denen deutsche Aussteller sich präsentieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders der deutsche Mittelstand muss sich den globalen Veränderungen und Anforderungen stellen: Deutschland ist Exportweltmeister, und der Mittelstand denkt international. Viele ausländische Messebesucher sparen sich die Auslandsreise, denn es gibt sie auch in ihrer Nähe: Messespots wie Dubai, Las Vegas, Peking, Guangzhou, Barcelona haben an Stellenwert gewonnen, und somit muss „der deutsche Prophet eben zum Berg kommen“. Alleine entlang der neuen chinesischen Seidenstraße in Richtung Westen entstehen neue Messespots, die chinesische Veranstalter fördern, um die Netzwerke der Seidenstraße zu forcieren.

Welche Messe im Ausland ist wichtig?

Welche Messe für Ihr Unternehmen die passendste ist, können nur Sie am besten ermitteln und entscheiden. Nur Sie selbst kennen Ihre Zielgruppe, die Sie erreichen möchten. Jedoch können die Expertise von Fachverbänden oder Kammern sehr hilfreich sein, z.B. die IHK (Industrie und Handelskammern), der FAMAB (Fachverband Messe- und Ausstellungsbau) oder der AUMA (Verband der deutschen Messewirtschaft). Nutzen Sie die Datenbänke und die Erfahrung der Mitarbeiter, um Ihre Messeprojekte im Ausland umzusetzen.

Es gibt viele Messen, die von staatlicher Seite gefördert werden: Sei es Ernährungs-, Bau- oder Pharma-Branche; der „Deutsche Pavillon“ ist weltweit bekannt auf den unterschiedlichsten Business-Sektoren. Die Organisation der Messebeteiligung erfolgt in der Regel durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie oder auf Länderebene, und es werden neben einem Gemeinschaftsstandbereich Unterstände zur Verfügung gestellt. Ein sehr angenehmer Nebeneffekt der Gemeinschaftsstände kann sein, dass sich auch Geschäftsbeziehungen zwischen den Ausstellern anbahnen, nach dem Motto: So eine Messepräsenz im Ausland schweißt zusammen, man lernt sich kennen und man vertraut sich. So manche neue Geschäftsidee und Startup ist auf diese Weise entstanden.

Was muss bei internationalen Messeprojekten gesichert sein?

1. Der Qualitätsanspruch muss erfüllt werden.

Kunden aus Deutschland, die auf dem internationalen Markt operieren, stellen bei Ihrem Messeauftritt im Ausland dieselben hohen Ansprüche an die Qualität der Ausführung, die sie an ein Messeprojekt in Deutschland stellen. Im Ausland gibt es aber ganz andere Voraussetzungen, die die Produktion und verfügbare Ressourcen und Materialien betreffen – das kann im schlimmsten Fall zu deutlichen Abweichungen vom erwarteten Ergebnis führen.

2. Die Kostensicherheit muss gewährleistet sein.

Je nachdem in welchem Land Sie ausstellen möchten, herrscht dort ein völlig anderer Geschäftshabitus als in Deutschland. Schnell sind die vereinbarten Kosten für Messeprojekte überstiegen. Und das macht sich oft erst in Nachforderungen bemerkbar, die für Mehraufwände in Rechnung gestellt werden.

3. Es muss einwandfreie Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten herrschen.

Als Marketingverantwortlicher planen Sie häufig mehrere internationale Messeprojekte pro Jahr. Bei jedem Projekt machen sich, abhängig vom jeweiligen Messeort, kulturelle Unterschiede bemerkbar. Es kommt schnell zu Kommunikationsschwierigkeiten - selbst wenn alle Beteiligten Englisch sprechen. Und gerade wenn bei der Kommunikation kleine Details verloren gehen, während alle Beteiligten davon ausgehen, auf demselben Stand zu sein, kann das schnell zum Risikofaktor für das Messeprojekt werden.

Damit die oben genannten Ansprüche an ein Messeprojekt erfüllt werden, kann es in vielen Fällen hilfreich sein, einen deutschen Messebaupartner einzubeziehen. Dieser leitet das Projekt vom Standort Deutschland aus und ist für die ausstellenden Unternehmen immer der erste Ansprechpartner.

Im Prinzip haben Sie als deutsches Unternehmen zwei Möglichkeiten, wenn Sie international ausstellen möchten:

Messebauer am jeweiligen Standort

Die erste Variante ist mit mehr Risiko verbunden. Wenn Sie für jeden Messeort einen neuen Partner suchen, müssen Sie mit sehr hohem Arbeits- und Abstimmungsaufwand rechnen. Denken Sie nur einmal an Themen wie Zölle, Zeitverschiebungen, gesetzliche Bestimmungen im Ausland und Sprachbarrieren.

Messebauer in Deutschland

Mit einem deutschen Partner, gehen Sie zumindest schon einmal von denselben Ausgangsbedingungen und einer besseren Verständigung aus. Sie können vertraglich Dinge regeln, die Ihnen Planungssicherheit und Kostensicherheit verschaffen. Sie sparen sich dabei in der Regel eine Menge Arbeit – was die Mehrkosten für den Spezialisten rechtfertigt.

Ihr Partner sollte natürlich über sehr gute internationale Kontakte verfügen und zuverlässige Lieferanten an den Messeorten kennen. Das garantiert Ihnen, dass die Prozesse schnell und effizient sind, weil ein eingespieltes Team am Werk ist. So kommen Sie auch schnell an wichtige Informationen, wenn zum Beispiel kurzfristige Entscheidungen getroffen werden müssen. All das kann Ihr Partner nur mit einem Netzwerk realisieren, das auf jahrelang gereiften guten Geschäftsbeziehungen beruht.

Internationaler Messebau mit einem deutschen Messebauer läuft von Projekt zu Projekt unterschiedlich ab, denn immer trifft der Projektmanager individuelle Entscheidungen. Zum Beispiel entscheidet er, wo die Produktion stattfinden soll, denn er kennt sich mit den lokalen Voraussetzungen aus und kann abwägen welcher Fertigungsort am sinnvollsten ist.

Je nach Messeort und Standkonzept entscheidet der Projektmanager, welche Dinge einfacher und kostengünstiger am Messeort anfertigt werden – denn der Seeweg oder auch Zölle sind oft kein unerheblicher Kostenfaktor. Jedoch sind nicht alle Ressourcen und Materialien in allen Ländern der Welt einfach zu bekommen– oder zumindest nicht in der Qualität, die Sie erwarten. Deshalb lässt es sich oft auch nicht vermeiden, Dinge hier in Deutschland vorzufertigen.

Wie finden Sie den richtigen Partner für Ihr Messeprojekt?

• Wenn Sie sozusagen auf eigene Faust mit einem Messebauer am Messeort zusammenarbeiten möchten, ist es empfehlenswert, vorab viele Anfragen an unterschiedliche Messebauer vor Ort zu starten und dann die Antworten zu vergleichen.

• Bei der ersten Anfrage sollten Sie noch nicht zu sehr ins Detail gehen, bzw. zu tief in das konkrete Projekt einsteigen. Generieren Sie erst einmal ein Kennenlernen, und schauen Sie ob die Chemie stimmt. Haben Sie das Gefühl, dass Sie verstanden werden? Wie viel Mühe gibt sich der Partner, auf Sie einzugehen? Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Chemie stimmt, dann ist die spätere Kommunikation viel einfacher.

• Wenn Sie sich entschieden haben und es in die konkretere Briefingphase geht, sollten Sie dem Partner vor Ort einen gewissen Spielraum für die Ausgestaltung und Ausführung des Projekts lassen. Zeigen Sie Ihrem Partner aber auf jeden Fall Referenzbilder, um zu zeigen, welche Qualitätsstufe gefordert ist.

• Wichtig: Regeln Sie klipp und klar vorab, dass die vereinbarten Preise fix und verbindlich sind. Mehrkosten für Nachforderungen sind eine der häufigsten Fallen, in die deutsche Kunden tappen wenn es um internationale Messeprojekte geht. Häufig sprengt ein Messeprojekt erst in einer späten Phase den geplanten Budgetrahmen durch Nachforderungen mit denen der Kunde nicht gerechnet hat.

Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen möchten und einen deutschen Partner einbeziehen, sollten Sie bei der Partnerwahl auf folgendes achten:

Ihr Partner oder Ihre Agentur sollte Expertise mit internationalen Messeprojekten und vor allem auch im jeweiligen Messeland haben.

• Wichtig ist, dass Sie für Ihr Projekt einen festen Ansprechpartner haben. Seine internationale Expertise – und nicht die des Unternehmens – ist für Sie wichtig.

• Ihr Partner sollte über ein sehr gutes und erprobtes, gewachsenes Netzwerk an Lieferanten und Partnern vor Ort verfügen. Fragen Sie nach, wer diese Partner sind und stellen Sie Fragen zu den Partnern. Sie werden im Gespräch heraushören, wie gut Ihr Gesprächspartner mit seinem Netzwerk verknüpft ist.

• Erkundigen Sie sich, wie gut Ihr Partner sich mit den landesspezifischen Formalitäten auskennt: Angefangen bei Zöllen bis hin zu konkreten Länderbestimmungen und Gesetzmäßigkeiten. Während der Projektphase können Probleme auftauchen, bei denen kurzfristig reagiert werden muss. Da hilft es sehr, wenn Ihr Projektmanager (oder sein Netzwerk) sich mit den Gesetzmäßigkeiten vor Ort auskennt, was z.B. Catering betrifft oder auch Arbeitsrechtliche Besonderheiten etc.

Wertvolle Tipps für Messebeteiligungen im Ausland 

• Erstellen Sie ein einfaches CD-Style-Book, das nur die wichtigen CD-Elemente beschreibt. Farbwerte, Größenverhältnisse, Grafik-Grundlagen. Fragen Sie, wie der Messebauer den Stand plant zu bauen. Lassen Sie Ihr Briefing aber maximal offen, damit der Anbieter seine Inhouse-Möglichkeiten vorschlagen kann. Natürlich dürfen Angaben über Ihre Bedarfe dabei nicht fehlen. Anzahl Sitzplätze, Displays, Meetingraum ja/nein, Bedarf des Lagers/Kabine etc.

• Auch im Ausland haben Messebau-Unternehmen Mietmöbel im Stock. Fragen Sie explizit nach deren Mietmöbel-und Display-Pool. Lassen Sie sich eine Auswahl zeigen. Hier können Sie viel Geld sparen.

• Es gibt Messebau-Systeme, die eine sehr individuelle Bauweise ermöglichen. Wenn diese Systeme weltweit verbaut werden, dann macht es Sinn, mit einem solchen Messebauer zu kooperieren: Durch die global angepasste Bauweise sind auch die Bauqualität in der Regel vergleichbar. Fragen Sie Ihren Messebauer danach.

Fazit

Die Chance, dass bei internationalen Projekten etwas schief läuft ist extrem hoch. Das kann sich in unerwünschten Kosten niederschlagen, wenn Sie nicht schnell genug reagieren. Und Sie können ja schon aufgrund der räumlichen Distanz nicht jeden Schritt überwachen. Deshalb ist es oft einfacher, die Verantwortung für das Projekt auszulagern, denn es erfordert extrem viel Zeit alles selbst zu überblicken – und als Marketingverantwortlicher haben Sie ja auch noch andere Aufgaben.