Messemöbel - kaufen vs. mieten

Wer mit der Planung eines Messestandes vertraut ist, sieht sich zunächst mit folgender Frage konfrontiert: Welche Komponenten meines Messeauftrittes miete ich, welche kaufe ich lieber – und: Wie kann ich entscheiden, was für meine Veranstaltung(en) geeigneter ist? 

Doch unabhängig von der Art des Standbaus stellt sich die „Kauf- oder Mietfrage“ bei allen Elementen, die ich für meinen Messeauftritt benötige. So auch die Elemente, mit denen der Messebesucher in direkten Kontakt kommt und die das Bild des Standes prägen: den Möbeln. Im folgenden Text finden Sie Informationen zu den Vorteilen, sowie den Nachteilen, wenn Messemöbel gemietet oder gekauft werden.

Messemöbel zur Miete

Es gibt zahlreiche kleine und große Firmen, die sich auf den Verleih von Mietmöbel für Messen und Events spezialisiert haben. Ein guter Messebauer ist in der Lage Ihnen anhand Ihrer Anforderungen passende Möbelvorschläge zu machen. Viele Messestandbauer haben außerdem einen eigenen Mietpool, aus dem Sie Ihnen Messemöbel zu guten Konditionen anbieten können.

Vorteile von mietbaren Messemöbel

• Möbelverleiher haben ein großes, wachsendes Produktportfolio, aus dem Sie wählen können. Durch ihre Erfahrung wissen Sie, welche Möbel hochwertig, langlebig und somit für mehrfachen Einsatz geeignet sind.

• Neue Veranstaltung, andere Möbel: Je nach Anforderung (Beispiel: für ein Event mit längeren Kundengesprächen werden bequemere Sitzmöbel benötigt) und Stil (spricht die Zielgruppe dieser Veranstaltung eher klassische Möbel an oder brauche ich moderne Eyecatcher?) kann die Möblierung leicht angepasst werden. Dabei zahlen Sie nur den jeweiligen Einsatz und müssen nicht jedes Mal in neue Messemöbel investieren

• Ein Möbelstück geht auf der Veranstaltung kaputt? Große Vermietfirmen sind oft in der Lage, kurzfristigen Ersatz für Sie zu besorgen.

Nachteile von mietbaren Messemöbel

• Abhängigkeit vom Verleihbestand: Bei sehr beliebten Mietmöbel kann es zu Messehochzeiten (trotz dem großen Mietpool) zu Engpässen kommen. Ein frühes Buchen lohnt sich – insbesondere, wenn die Möbel stark die Messestandgestaltung prägen und/oder eine sehr große Anzahl gleicher Mietmöbel erforderlich ist!

• Individualisierbarkeit: Eine Prospektschütte oder eine Tablet-Halterung an die Theke schrauben? Bei gemieteten Möbeln ist das natürlich tabu.

• Lieferkosten: Je nachdem, wo die Veranstaltung stattfindet, können Lieferkosten anfallen. Die großen deutschen Messestandorte und Veranstaltungen werden oft kostenfrei beliefert. Bei kleineren Kongressen ist es dagegen sinnvoll, sich vorher zu erkundigen, ob für die Lieferung zur Messe vom Verleiher Kosten aufgerufen werden. Ihr Messebauer kann das leicht für Sie herausfinden und in sein Angebot mit aufnehmen.

• Küchenmöbel: Spülmaschinen, Kühlschränke und Spültische sind sehr wartungsintensiv und die Anforderungen an diese wegen Transport und Handling hoch. Es ist sehr ratsam, solche Elemente immer bei einem Profi anzumieten.

Messemöbel zum Kauf

Sie wünschen sich ein individuelles Einrichtungsstück, perfekt abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse und natürlich passend zum Corporate Identity Ihrer Firma? Sie haben ein wichtiges Exponat, dass einen speziellen Sockel bzw. ein besonderes Podest und vielleicht eine individuelle Befestigung erforderlich macht? Solche speziellen Anforderungen kann ein eigens für Sie angefertigtes Möbelstück erfüllen. Was bei der Planung einer solchen Sonderanfertigung alles ankommen kann und was zu beachten ist erfahren Sie in dem Artikel "Die perfekte Messetheke", indem es um die Entwicklung individueller Theken geht. Darüber hinaus kann es sich aber auch auszahlen, in bereits erhältliche Messemöbel (die keine Sonderanfertigungen sind) zu investieren und diese für den eigenen Bestand anzuschaffen.

Vorteile von Messemöbel zum Kauf

• Ihre Möbel gehören nur Ihnen: Über Verfügbarkeiten seitens eines Verleihers müssen Sie sich keine Sorgen machen.

• Individualisierbarkeit: Wo Ihr Messebauer seine an Sie vermieteten Möbel nur begrenzt anpassen kann (Beispiel: Theken und Vitrinen folieren, Lichtfarbe Ihrem CI anpassen) dürfen Sie Ihre Kaufmöbel branden lassen, Ergänzungen anschrauben (Beispiel: Halterungen für Goodies, iPads), Elemente in Ihrer Firmenfarbe lackieren,… wie es Ihnen beliebt und die Möbel es zulassen. Sprechen Sie Ihren Messebauer an, ob er Sie bei der Umsetzung unterstützen kann.

• „Mottomöbel“: Wenn Sie mit einem außergewöhnlichen Motto auf Ihren Messestand aufmerksam machen wollen, werden diese wahrscheinlich nicht zur Miete erhältlich sein. Mit dem Kauf wird Ihr Stand jedoch einzigartig und sticht aus der Masse heraus!

Nachteile von Messemobiliar zum Kauf

• Die Anschaffung von eigenen Möbeln kann eine größere Investition „auf einen Schlag“ bedeuten. Das sollte im Vorfeld mit der Buchhaltung abgestimmt werden.

• Für die Möbelstücke fallen Lagerkosten bei Ihnen oder bei Ihrem Messebauer an.

• Wenn Sie auf Veranstaltungen ausstellen, die gleichzeitig stattfinden, benötigen Sie einen dementsprechend großen Bestandspool oder müssen mit Mietmöbeln aufstocken (sofern das gewünschte Modell zur Miete überhaupt erhältlich ist).

• Bei einem Defekt (auch auf der Messe): Kann ich (kurzfristig) Ersatz besorgen, ist das Möbel (längerfristig) nachzukaufen? Je nach Hersteller kann es zu Kollektionswechseln kommen, sodass Möbel aus dem Sortiment genommen werden.

Fazit zur Frage "Messemöbel kaufen vs. mieten"

Um herauszufinden, ob es sich lohnt in eigene Messemöbel zu investieren oder ob es sinnvoller ist, auf Mietmöbel zu setzen, sollte man sich folgende Fragen stellen:

• An wie vielen Messen im Jahr werde ich teilnehmen und unterscheiden sich diese in Ihren thematischen Schwerpunkten? Wer ist mein Publikum, d.h. ist es eine B2B-Messe oder eine B2C-Messe oder handelt es sich zum Beispiel um eine Recruiting-Veranstaltung?). Habe ich stark variierende Standgrößen, sodass vielleicht unterschiedliche Möblierungen (Lounge, abgetrennter Sitzbereich, Stehbereiche für schnelle Gespräche usw.) vonnöten sind? Oder ähneln sich die von meinem Unternehmen besuchten Veranstaltungen hinsichtlich Besuchergruppen, Besprechungsszenarien und vielleicht sogar den Standflächen und dem Standbau?

• Wie wichtig ist für mein Unternehmen ein individuelles, vielleicht sogar außergewöhnliches Messestandkonzept? Denken Sie an Ihre letzte Veranstaltung und andere Messen für Ihre Branche: Wie wichtig ist dort innovativer und ausgefallener Standbau? Oder stechen Sie dort eher mit klassischer, hochwertiger Gestaltung und Möbelelementen mit hohem Wiedererkennungswert heraus? (Beispiel: Sonderanfertigungen)

• Bietet es sich überhaupt an, beim Standkonzept den Fokus auf die Möbel zu legen oder konzentriere ich mich eher auf andere Aspekte des Standes, wie z.B. Interaktionen, Exponate, Fernwirkung oder Catering?

Es gilt: Sie sind der Experte für die gewünschten Ziele Ihrer Messeteilnahme! Durch diesen Blogeintrag haben Sie bereits ein Grundwissen zur Entscheidungsfindung, ob Sie die Möbel lieber kaufen oder mieten wollen. Ein guter Messebauer kann Ihnen bei dieser Entscheidung helfen, indem er mit Ihnen gemeinsam die Einsatzhäufigkeit der von Ihnen benötigten Messemöbel ermittelt und in der Lage Sie ist zu beraten, wenn es um die Gestaltung etwaiger Sonderanfertigungen, die Anschaffung von Möbeln zum Kauf, sowie die Lagerung und die Logistik Ihres Standbaumaterials geht. Unter folgendem Link finden Sie einen hilfreichen Beitrag zu der Frage „Messestand kaufen oder mieten“.