Kosten sparen bei der Messeplanung

Ihre Messeplanung ist im vollen Gange. Wie groß wird der Messestand? Welche Farben und Elemente soll der Messestand haben? Wo steht welches Exponat? Sie haben mit Ihrem Team alles beachtet und fast jedes Szenario durchgespielt. Der Plan steht. Sie reichen Ihre Messeplanung bei Ihren Messebauer ein. Er gibt Ihnen noch ein paar Tipps und Modifizierungen mit auf dem Weg. Sie haken ab und die Umsetzung Ihres Messeauftritts nimmt seinen Lauf. Sogar Ihr geplantes Budget kann eingehalten werden. Sie fiebern Ihren Messeauftritt entgegen. Sie können es kaum erwarten mit Ihrem Team den Messeauftritt zu meistern. Ihr Messebauer bestätigte inzwischen, dass alles nach Plan läuft, alles pünktlich geliefert und aufgebaut wird. Es wird der beste Messestand, den Sie je umgesetzt haben. Selbst das Budget haben Sie für die größte Fachmesse in Ihrer Branche hochgeschraubt, damit sie Ihrem Traum-Messestand verwirklichen können. 

Es sind noch 3 Wochen bis zur Messe. 

In den Medien wird schon diskutiert, ob Messen überhaupt in den nächsten Monaten stattfinden!? 

Dann, eine Woche vor Messebeginn die Hiobsbotschaft: Alle Messen für die nächsten 6 Monate werden abgesagt. 

Wie Sie sich jetzt fühlen, müssen wir nicht erwähnen. 

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? 

Die Messeplanung nach der vergangenen Pandemie muss in Zukunft anders angegangen werden. Sie muss flexibler sein. Szenarien, die Sie nicht beeinflussen können, dürfen Ihren Messeauftritt nicht beeinflussen. Sie müssen einen Plan B haben. Daher wollen wir Ihnen mit diesem Blogbeitrag Möglichkeiten zeigen, wie Sie Ihr Messebudget vielseitiger einzusetzen können. Kosten am Live-Messestand einzusparen, ohne die Wirkung zu verlieren und gegebenenfalls in andere Marketingmaßnahmen zu investieren. Das heißt, setzen Sie auf mehrere Pferde bei gleichem Budget oder minimieren Sie Ihren Verlust im Falle einer Messeabsage. 

Aktuelle Messebau Situation

Noch ein kurzer Ausblick in die Zukunft. Wie wahrscheinlich auch Ihnen nicht entgangen ist, sind die Kosten für Messebau gestiegen. Extrem gestiegen! Das bewegt natürlich viele Unternehmen dazu, bei der Messeplanung umzudenken und ihre Messeauftritte anders zu gestalten und im schlimmsten Falle komplett zu canceln. Was natürlich sehr schade ist, da Live-Messeauftritte auch für kleine Unternehmen immer sehr wichtig waren und immer noch sind. Ein fester Bestandteil ihrer Marketingstrategie. Daher trifft es die “kleineren” Unternehmen besonders hart.  

Ein weiterer Fakt ist, das die hohe Anfrage an individuellen Messeständen aktuell von den Messebauern nicht gewährleistet werden kann. Es fehlt an Man-Power in allen Bereichen. Eine undankbare Situation für den Markt, da die Anfrage dem Angebot übersteigt. Und dass die Kosten steigen lässt. 

Messestand Ideen zum Kosten sparen 

Einen Messestand planen, unter Berücksichtigung der Kosten, ist nicht immer so einfach. Gerade, wenn Sie die momentane unsichere Situation mitberücksichtigen wollen. Berücksichtigen müssen! Folgende Fragen stellen sich bei der Messeplanung:

• Soll ich überhaupt auf einer Messe ausstellen? 

• Worauf verzichte ich, um die Messestand Kosten gering zu halten? 

• Was sind Alternativen zum Live-Messetand?

Möglichkeiten, um die Messestand Kosten einzusparen oder das geplante Messebudget strategisch anders zu verteilen, finden sie im Folgenden. 

Messestand mieten statt kaufen

Wir müssen nicht darüber diskutieren, dass ein individueller Messestand keine Wünsche offen lässt. Aber es ist in der Regel die teuerste Variante. Wenn es um die Einsparung von Messestand Kosten geht, dann ist das Mieten eines Messestandes die ideale Lösung. Selbst bei einem gemieteten Messestand lässt sich bis zu einem gewissen Grad Individualität verwirklichen. Gemietete Messestände sind modulare Messesysteme – Stichpunkt: Baukastensystem. Aber auch diese lassen sich mit Highlights, wie LED-Videowände individualisieren. 

Wenn dennoch nicht auf die 100% Individualität Ihres Messestands verzichten wollen, dann gibt es die Möglichkeit das Equipment oder die Möbel zu mieten. Dieses Mietequipment gibt es in vielen verschiedenen Varianten, so dass Sie nicht auf Standard-Equipment zurückgreifen müssen. Auch das ist wesentlich günstiger als die Anschaffung von eigenen Messemöbeln und –equipment, welches Sie vielleicht nur für eine Messejahr benötigen. 

Modularer Messetand statt individuellen Messestand

Digitalisieren Sie Ihre Messeplanung! Mit Hilfe von entsprechender Software, können Sie in einer virtuellen “Werkstatt” Ihren Messestand per Drag&Drop zusammenbauen. So haben Sie sofortige Kostenkontrolle und können nach Belieben Änderungen vornehmen. Zum Vergleich: Während Sie für einen individuellen Messestand zwischen 600 und 1.300 € pro Quadratmeter einplanen müssen, kostet Sie ein modularer Messestand zwischen 350 und 600 € pro Quadratmeter. Viele denken bei modularen Messeständen an 3 Wänden in U-Form angeordnet und die Grafiken darüber gespannt. Ein Stehtisch und zwei Hocker dazu. Fertig! Das ist nicht mehr so. Schon lange nicht mehr. Modulare Messesysteme können sehr vielseitig verwendet werden. Sogar LED-Videowände, Kabinen, individuelles Mietequipment oder hinterleuchtete Wände können integriert werden. Hier ist einiges möglich, um Ihr Unternehmen einzigartig zu präsentieren. Wenn Sie dazu Inspirationen benötigen, geht es hier zu unseren CaseStudies. 

Kosten sparen bei der Messeplanung dank Software

Falls Sie Ihre vergangenen Messeauftritte genauesten analysiert haben, werden Sie im Anschluss wissen, ob Sie ihren Messestand bei den nächsten Messen wieder so präsentieren sollten. Ohne entsprechender Software oder Analysetools ist das meistens sehr schwer. Mithilfe von entsprechender Software kann das schon viel aussagekräftiger sein. Anhand der gemessenen Daten können sie gezielt Aussagen treffen, welche Elemente an Ihrem Messestand (noch) Sinn machen und welche nicht. Somit können Sie beim nächsten Messeauftritt auf einzelne Elemente verzichten und somit Kosten einsparen. 

Weiterhin wird es Ihnen die Erkenntnis geben, ob Messen für Sie erfolgreich waren!? Messen, die sich nicht mehr lohnen sollten auch nicht mehr eingeplant werden. 

Virtueller Messestand als Extra-Angebot

Es macht Sinn bei Ihrer Messeplanung, den physischen Messestand etwas kleiner zu planen und ergänzend dazu einen virtuellen Messestand anzubieten. Warum? 

Erstens würden Sie so das eingangs beschriebene Szenario umgehen, das heißt, wenn physische Messen abgesagt werden, können Sie Ihren Kontakten und Interessenten auf Ihren virtuellen Messestand verweisen. Dieser ist baugleich mit Ihrem physischen Messestand. Natürlich kann dort auch kommuniziert werden. Halt nur online! Auch interessant ist es, die Möglichkeit zu nutzen, einen größeren und spektakuläreren Messestand in der virtuellen Welt zu schaffen. 

Für welche Maßnahme Sie sich auch entscheiden in der virtuellen Welt, Sie haben weder etwas mit der Baustatik noch mit Standgebühren zu tun.  
Somit muss ihr Messeauftritt definitiv nicht ausfallen.  

Zweitens kann es unterm Strich günstiger sein, nicht nur auf einen großen physischen Messetand zu setzen. Um konkrete Zahlen zu nennen: Während ein Live-Messestand 600 – 1.300 € pro Quadratmeter kosten kann, schlägt ein baugleicher virtueller Messestand nur mit 2.000 - 4.000 € zu Buche. Für ein komplettes Jahr. Der ist also immer präsent. Natürlich ist auch hier der Umfang mit entscheidend.  

Drittens haben Sie eine viel größere Reichweite, egal ob die Messe stattfindet oder nicht. Es kann immer wieder sein, dass nicht alle Menschen, die sie einladen zu Ihrem Messestand vor Ort kommen können, weil der Zeitaufwand zu groß ist. Virtuell geht immer. 

Mietequipment reduziert Kosten enorm

Wohl einer der größten Kostenfaktoren ist das Equipment. Ein Messestand besteht in der Regel nicht nur aus einem Boden und Wände. Was den Messestand in erste Linie lebhaft macht, ist die Bestückung mit Messemöbel bzw. passenden Elemente, wie zum Beispiel Pflanzen. Das können von Stühlen bis Vitrinen, über ausgefallene Tische und gemütliche Sofas, alles sein. Warum sollten Sie sich für 2 oder 3 Messen das ganze Inventar anschaffen und dann einlagern? Sie werden es höchstwahrscheinlich nie wieder brauchen, da Sie in den folgenden Jahren einen neuen Messestand kreieren!? Daher macht es Sinn, Messemöbel zu mieten, um Kosten zu sparen. Mietequipment gibt es in zahlreichen Varianten, so dass Ihrem individuellem Messestand-Design nichts im Wege steht. 

Messestand Kosten sparen

Wie Sie sehen, gibt es einige Möglichkeiten, um Kosten bei der Messeplanung einzusparen. Das größte Einsparpotenzial besteht wahrscheinlich in der Miete eines Messetandes inklusive passendem Mietequipment. 

Ebenfalls sollten Sie den Ansatz "Auf mehrere Pferde zu setzen!" im Blick behalten. Konkret: Kleinerer Messestand in Kombination mit einem virtuellen Messestand. So fällt eine eventuelle Absage einer Messe nicht ganz so stark ins Gewicht.