Sind Sie als Besucher während einer Messe schon einmal auf einen verwaisten Messestand gestoßen, an dem lediglich ein paar Prospekte und Broschüren zurückgelassen wurden, das Standpersonal aber bereits die Biege gemacht hat? Und wenn ja, welchen Eindruck hat das bei Ihnen hinterlassen? Hier sind 14 No-Goes für jeden, der als Aussteller auf einer Messe teilnimmt - vom Fauxpas bis zur Todsünde.
Beschäftigen Sie sich im Vorlauf der Messe mit dem Ausstellerportal Ihres Veranstalters! Gehen Sie nicht davon aus, dass der Veranstalter sich schon um alles kümmern wird, sondern lesen Sie die Dokumente und regeln Sie Organisatorisches im Voraus. So vermeiden Sie auf der Messe ohne Strom oder Wasseranschluss dazustehen oder dass Ihr Unternehmen nicht im Ausstellerverzeichnis gelistet ist.
Die meisten Veranstalter bieten inzwischen die Möglichkeit über Onlineportale alles Nötige zu regeln. So können Sie online Marketingpakete buchen oder Ausstellerausweise anfordern. Meistens sind hier auch Hinweise zu Auf- und Abbauzeiten und wichtige Formulare und Anträge zu finden. Also, stürzen Sie sich in den Papierkram und sparen Sie sich böse Überraschungen sowie unnötigen Messestress!
Gehen Sie nie ohne ein festes Messeziel auf eine Messe! Wie wollen Sie wissen, ob die Veranstaltung ein Erfolg oder ein Misserfolg war, wenn Sie vorher kein klares Ziel definiert haben? Messen sind kein günstiges Marketingtool – also sollten Sie hinterher feststellen können, ob sich Ihre Investition gelohnt hat. Legen Sie deshalb Ihre Erwartungen an die Messeteilnahme fest anstatt einen Blindflug zu veranstalten. Das olympische Motto „Dabei sein ist alles!“ sollte nicht Ihre Guideline für eine Messeteilnahme sein.
Stattdessen können Sie zum Beispiel die Zahl erwarteter Leads definieren. Die tatsächlich erzielten Leads können Sie später in Relation zu Ihren Messekosten setzen und einen Leadpreis errechnen.
Machen Sie nicht den Fehler die Messebesucher auf Ihrem Stand mit zu vielen tiefgreifenden Informationen zu verwirren. Überzeugen Sie diese stattdessen auf den ersten Blick! Prüfen Sie genau, ob Ihre Grafiken und das Standdesign deutlich kommunizieren, was Ihr Unternehmen macht und welche Probleme Sie für die Messebesucher lösen.
Überlegen Sie sich, ob jemand ohne jegliche Vorkenntnisse aus Ihrem Messekonzept schlau werden würde. Zählen Sie nicht darauf, dass die Besucher so neugierig sind, dass Sie sich auf jeden Fall mit Ihnen beschäftigen werden. Auf Messen gibt es viel Konkurrenz um dieselbe Zielgruppe, dass die Besucher Ihren Stand keines zweiten Blickes würdigen, wenn Sie nicht auf den ersten Blick deutlich machen, was Sie anbieten.
Machen Sie sich Gedanken über die Auswahl der Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen auf der Messe repräsentieren sollen! Sie brauchen nicht unbedingt die Rampensau, die in bester Marktschreier-Manier alle Blicke auf sich zieht. Schüchternes oder unkommunikatives Standpersonal hingegen wird Ihnen keine Ergebnisse bringen. Wählen Sie also Mitarbeiter aus, die das Image Ihres Unternehmens verkaufen können und sich nicht unwohl dabei fühlen Messebesucher aktiv anzusprechen.
Essen, telefonieren, gähnen, mit dem Rücken zum Gang stehen, mürrisch dreinblicken – das alles sind „Todsünden“ für Ihr Messepersonal. Egal, wie lange der Messetag schon andauert, am Stand sollten sich alle zusammenreißen und einen perfekten Eindruck hinterlassen. Lächeln Sie und suchen Sie aktiv Blickkontakt mit den Besuchern solange Sie am Stand sind. Beschäftigen Sie sich mit Ihren Besuchern und versuchen Sie neue Interessenten zu gewinnen. Ansonsten können Sie sich das Budget für die Messe auch gleich sparen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Standpersonal top gebrieft ist! Lassen Sie Ihr Standpersonal nicht in die Verlegenheit kommen Aussagen, wie „Das weiß ich nicht, ich helfe nur aus“ machen zu müssen. Aber nicht nur Aushilfspersonal sondern auch langjährige Mitarbeiter sollten gut vorbereitet auf Messen gehen und das Messeziel kennen. Überlegen Sie sich einfach mal, was Ihnen uninformiertes Standpersonal bringt, das Sie mehr oder weniger hilflos auf die Besucher loslassen. Umgehen Sie die Gefahr eines Imageschadens, der in dem Fall nicht gerade gering ist – zudem stehen die Chancen auf erfolgreiche Kundengespräche umso schlechter.
Es ist schwierig vorab genau einzuschätzen, wie viel Personal am Stand benötigt wird. Zu wenige Mitarbeiter bedeutet Potenzial nicht auszuschöpfen. Gibt es mehr Standbesucher als Mitarbeiter, so werden die Interessenten nicht ewig auf einen Gesprächspartner warten, sondern weiterziehen. Sie sollten einkalkulieren, dass Ihr Standpersonal regelmäßig Pausen benötigt, um zu essen, etwas zu trinken oder Mails zu checken. Auch in diesen Phasen sollten Sie personell am Stand nicht unterbesetzt sein. Auf der anderen Seite kann zu viel Standpersonal Ihre Besucher auch abschrecken. Vor allem dann, wenn sich jeder übermotiviert auf potenzielle Gesprächspartner stürzt.
Versuchen Sie also eine gute Balance zu finden und lernen Sie aus Ihren Erfahrungen für kommende Messen.
Hören Sie Ihren Besuchern zu und stellen Sie Fragen, um herauszufinden, wie Sie am besten weiterhelfen können! Ein Mitarbeiter der nur vorgefertigte Phrasen drischt verärgert Personen, die sich wirklich informieren möchten. Vermeiden Sie dabei den Fehler lediglich von Ihrem Produkt zu sprechen. Für den Messebesucher steht seine Problemstellung im Vordergrund. Er möchte nicht ein Produkt kaufen, sondern eine Lösung für sein Problem erwerben.
Die meisten Messebesucher möchten sich nicht mit ausführlichem Informationsmaterial beladen, sondern nur eine kurze und knappe Übersicht zum Unternehmen und den Produkten mitnehmen. Es gibt aber eben auch Kunden, die gerne Detailinformationen hätten. Stellen Sie also sicher, dass Sie für beide Gruppen entsprechende Informationen am Stand haben und schicken Sie die Standbesucher nicht mit einem Hinweis auf Ihre Webseite fort. Ihr Informationsmaterial sollte den Besuchern übrigens auch dann zugänglich sein, wenn gerade kein Mitarbeiter zum Aushändigen frei ist.
Halten Sie eine Antwort auf Preisfragen parat. Auch wenn Sie maßgeschneiderte Lösungen und Produkte anbieten, sollten Ihre Mitarbeiter zumindest in der Lage sein, einen groben Preisrahmen abstecken zu können. Das kann dann die Basis für ein detailliertes Angebot sein, welches nach der Messe versendet wird. Drücken Sie sich nicht vor einer Auskunft, denn ohne jegliche Preisangaben gehen Sie das Risiko ein, dass Ihre Besucher das Gespräch mit Ihnen schnell für Zeitverschwendung halten.
Ihre Messebesucher haben einen vollen Messekalender und möchten so viel wie möglich an einem Tag sehen und erfahren. Wenn ein Besucher gewillt ist, Ihnen seine Kontaktdaten zu hinterlassen, dann erfassen Sie diese so schnell und effizient wie möglich. Niemand möchte langwierige Fragebögen selbst per Hand ausfüllen.
Machen Sie sich stattdessen schon während des Gesprächs Notizen und halten Sie einmal kommunizierte Informationen sofort fest. In der heutigen Zeit sollten sie ebenfalls den Fehler vermeiden alle Kontaktdaten auf einem Block zu notieren. Tragen Sie die Daten Ihres Gegenübers direkt in Ihr CRM-System ein und lassen Sie sich das Double Opt-in direkt freigeben.
Natürlich ist es spannend auf Messen Branchenkollegen oder interessante Kontaktpersonen zu treffen. Verschieben Sie den Informationsaustausch aber auf die Zeit nach Messeschluss und treffen Sie sich lieber an der Hotelbar statt am Messestand.
Anderen Ausstellern die Zeit am Stand zu stehlen, ist nicht das Ziel Ihrer Messeteilnahme. Halten Sie sich während der Öffnungszeiten mit Smalltalk unter Fachleuten zurück und widmen Sie sich ganz Ihren Messebesuchern.
Die Aussicht einen früheren Zug nach Hause zu erwischen oder die Tatsache, dass die Besucherströme stark abgeebbt sind, rechtfertigen nicht, dass Sie Ihre Zelte vor Messeschluss abbrechen. Im Normalfall gibt es keinen Grund den Messestand, in den Sie investiert haben, nicht bis zum Messeschluss zu besetzen. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten einfach ein paar Prospekte auszulegen und ansonsten alles Weitere zusammen zu packen, um früher die Segel streichen zu können. Denn das wird die fehlende persönliche Interaktion mit den Besuchern nicht ersetzen. Ein verlassener Messestand wirft ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen.
Die wohl größte Sünde, die Sie als Aussteller begehen können, ist den gesammelten Leads nicht nachzugehen. Sie oder Ihre Marketingkollegen haben viel Zeit, Energie und Geld in die Messeteilnahme gesteckt. Sie haben Kontakte geknüpft und persönliche Gespräche mit potenziellen Kunden geführt. Wenn Sie jetzt nicht am Ball bleiben und ein sauberes Follow-Up folgen lassen, dann ist Ihnen wirklich nicht mehr zu helfen! Und mit Follow-Up ist kein austauschbares Massenmailing gemeint, sondern eine individuelle Kundenansprache mit maßgeschneiderten, auf die geführten Gespräche bezogenen Informationen.