Ensuring compliance with DGUV V3 at trade fairs and events for event managers

Bereits 1979 wurde die DGUV Vorschrift 3 zur Notwendigkeit der Prüfung von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln veröffentlicht. Im Kern verpflichtet diese Vorschrift den Unternehmer dazu alle elektrischen Anlagen und Betriebsmittel (in seinem Besitz) zu warten, zu prüfen und den Prüfnachweis vorzuhalten. 

 (1) Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel nur von einer Elektrofachkraft oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft den elektrotechnischen Regeln entsprechend errichtet, geändert und instand gehalten werden. Der Unternehmer hat ferner dafür zu sorgen, dass die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel den elektrotechnischen Regeln entsprechend betrieben werden. 

Hier geht es zur vollständigen DGUV Vorschrift 3: DGUV-Vorschrift-3.pdf 

Den meisten Arbeitnehmern ist diese Vorschrift maximal bekannt von den Prüfaufklebern, die wir auf allen elektrischen Geräten im Unternehmen sehen.  

Wie sieht das aber nun für den Verantwortungsbereich von Event-Managern aus? 

Für Event-Manager wird diese Vorschrift aber zu einer schwierigen Herausforderung:  

• Denn nirgendwo anders werden so oft gleichzeitig elektrische Geräte angemietet und eigene Geräte zeitgleich genutzt.   

• Die Frage ist nun, wer hat die Verantwortung für die Prüfung dieser elektrischen Geräte? 

 Entscheidend hierbei ist die Frage, in wessen Besitz sich diese Geräte befinden: 

• Angemietete Geräte: Werden elektrische Geräte wie z.B. Leuchten vom Event-Dienstleister (e.g. Messebauer) angemietet, so befinden sich diese zum einen im unmittelbaren Besitz des Event-Dienstleisters. Zum anderen betreibt der Event-Dienstleister eine gewerbliche Vermietung dieses elektrischen Gerätes. Damit ist er uneingeschränkt für deren Nutzung im Rahmen der gesetzlichen Normen verantwortlich und damit auch für die regelmäßige Prüfung und den Prüfnachweis.

• Eigene Geräte: Werden elektrische Geräte, die sich im Besitz des eigenen Unternehmens befinden, dem Event-Dienstleister für eine Messe oder Veranstaltung zur Verfügung gestellt, so ist der Dienstleister zum einen nur im mittelbaren Besitz dieser elektrischen Geräte. Zum anderen ist er mit dem gewerblichen Transport dieser Güter und ggfs. der „Aufstellung“ beauftragt, nicht aber mit der Sicherstellung der Prüfung dieser elektrischen Geräte. Damit liegt die Verantwortung für die Prüfung ausschließlich beim Eigentümer und damit schlussendlich beim Verantwortlichen Mitarbeiter dem Event-Manager.  

Während dieses Thema in der Vergangenheit aufgrund fehlender Prüfungen oftmals stiefmütterlich behandelt wurde, haben zahlreiche Messegesellschaften und Veranstalter in den letzten Jahren die Intensität der Prüfungen deutlich angehoben. Als Grundlage für diese Prüfungen haben die Messegesellschaften diese Vorgaben auch explizit in Merkblätter verfasst: 

Beispiel Merkblatt Elektroinstallation Messe München: Basis Ausstellerserviceformulare 2012

Es ist seit 2022 an der Tagesordnung, dass seitens der Messe-Gesellschaften oder Veranstaltern vor Eröffnung der Messe daher die Prüfzertifikate alle auf dem Messestand vorhandenen elektrischen Geräte von beauftragten Sachverständigen geprüft werden. Das ehrenwerte Motiv der Unfallverhütung ist an dieser Stelle sicherlich zu loben. Sofern aber die Prüfung mit dem Angebot einer überteuerten Vor-Ort-Prüfung als Alternative zur Sperrung des Messestandes einhergeht, ist dies eher kritisch zu Betrachten.  

Wie auch immer: Es liegt in der Verantwortung des Event-Managers die Risiken von überteuerten Prüfungsgebühren oder einer möglichen Sperrung des Messestandes und dem damit verbundenen Image-Schaden zu vermeiden.  

Aus diesem Grund haben wir in der Event-Management-Ressource-Lösung ExpoCloud zwei Module geschaffen, die den Event-Manager bei der Umsetzung der Anforderungen der DGUV V3 unterstützen.   

Die DGUV V3-Module für Event-Manager

Folgende Module stehen dem Event-Manager in der Event-Management-Ressource-Lösung ExpoCloud zur Verfügung:

Modul: DGUV V3 Analyse 

• Hier kann man auf einen Blick alle eingelagerten „elektrischen Artikel“ sehen, die Menge und den Status des Prüfzertifikates.  

• Mit dem Schnellfilter „DGUV-Prüfung fällig“ kann die Software auch direkt auf die Artikel filtern, deren Prüfzertifikat abgelaufen ist. (Gemäß DGVU V3 muss die Prüfung jährlich erfolgen.) 

• Selbstverständlich kann man die Liste auch von ExpoCloud direkt als Excel ausgeben lassen, um ggfs. weitere Analysen zu machen, oder den Überblick mit Kollegen zu teilen.  

• Damit hat der Event-Manager einen direkten Überblick über den Status der Einhaltung der DGUV V3 Normen für eingelagertes Material.

 

Modul: DGUV V3 Prüfung beauftragen 

Um ebenfalls den Prozess der Prüfung zu digitalisieren und zu vereinfachen wurde das Modul „DGUV-Prüfung“ entwickelt. Der Benutzer-Admin kann dieses Modul für jeden User der Organisation über die App-Freigabe „DGUV-Prüfung“ aktivieren. Sofern Sie hierbei Unterstützung benötigen, hilft Ihnen Ihr Kundenberater gerne weiter.  

Nach Aktivierung des Moduls erscheint im Bereich Shop nun das Modul und kann mit einem Klick aufgerufen werden:  

• Über den Filter „DGUV-Prüfung fällig“ kann man sich nun alle Artikel filtern lassen, deren DGUV V3 Prüfzertifikat nicht vorhanden oder abgelaufen ist.  

• Nach Auswahl einzelner oder aller Artikel kann man diese in den Warenkorb zur Prüfung mit dem „Checkout-Button“ übernehmen.  

• Auf der Checkout-Seite kann man nun noch Informationen wie Referenz, Kostenstelle oder PO-Nummer ergänzen und die Prüfung der eingelagerten elektrischen Geräte mit dem „Absenden-Button“ beauftragen.  

Die neuen ExpoCloud-Module zur DGUV V3 ermöglichen es damit Event-Managern, mit nur wenigen Klicks den Prüfungsstatus aller eingelagerten elektrischen Geräte zu analysieren und/oder das Prüfungszertifikat zu aktualisieren.  

Weiterführende Informationen: 

• Anleitung Expocloud Modul DGUV V3 Analyse: DGUV Verwaltung
• Anleitung Expocloud Modul DGUV V3 Prüfung: DGUV Prüfung
• Allgemeiner Artikel zur DGUV V3: DGUV Prüfung für Event- und Messeteilnehmer
• DGVU Vorschrift 3: DGUV Vorschrift 3
• Merkblatt der Messe München: Basis Austellerserviceformular 2012