Messeseitige Einlagerung vs. Zwischenlagerung im LKW

Nach einer Messe steht auf der Rechnung des Messebauers der Posten Einlagerung von Leergut und Vollgut. Dies kann je nach Standgröße einer der größeren Beträge des Messeauftritts sein. Oft kommen im Event-Controlling Fragen auf, was das denn soll und wie die Rechnung zustande kommt. In meinem Blogbeitrag beleuchte ich diese Kosten im Veranstaltungswesen von mehreren Seiten.

Messeseitige Einlagerung - Vollgut und Leergut

Nach dem Aufbau eins Messestands werden die Verpackungsmaterialen, Europaletten und sonstige Dinge bis zum Abbau bei der messeseitigen Spedition eingelagert. In dem Zwischenlager auf dem Messegelände stehen dann z.B. Holzboxen für Möbel, Flightcases für Bildschirme, Europlatten und vieles mehr.

Verpackungen von Messematerial und Messeequipment bezeichnet man als Leergut. Im Unterschied zum Vollgut wird das Leergut nicht versichert im Lager einer Messe eingelagert. Das Vollgut sind beispielsweise Leitern oder Hebewerkzeuge, wie Genies mit denen unter anderem Traversen hochgefahren werden, um sie einzubauen. Diese Sachen sind teuer in der Wiederbeschaffung und werden deswegen versichert eingelagert. Meistens wird Leer- und Vollgut gemeinsam auf dem Messegelände eingelagert. Der einzige Unterschied bei der messeseitigen Einlagerung von Voll- und Leergut ist der Preis. Für die Zwischenlagerung auf dem Messegelände während der Veranstaltungszeit einer Messe gilt: Vollgut ist versichert. Leergut ist nicht versichert.

Zahlt der Messebauer das Zwischenlagern auf dem Messegelände?

Das könnte er, aber diese Kosten werden messeseitig erhoben und somit muss der Messebauer bei der Kalkulation eines Messestandes diese Kosten bereits mit einbeziehen. Eine Alternative wäre die Kosten auf andere Posten und deren Preise aufzuschlagen. Das sorgt allerdings für undurchsichtige und nicht klar vergleichbare Angebote und schlussendlich auch Rechnungen.

Die Antwort richtet sich danach, wie viel Preistransparenz bei dem Messebau-Unternehmen gelebt wird. Offene und transparente Angebote schützen vor bösen Überraschungen und fördern klare Absprachen und Einigungen. Projektleiter kommen zwar immer wieder in die Pflicht auch diese Kosten zu erklären, aber die Kostentransparenz sollte zu jedem Zeitpunkt gewährt sein. Auch wenn es bei komplexeren Themen etwas mehr Zeit zur Angebotserstellung als auch Kontrolle auf Seiten des Kunden in Anspruch nimmt.

Leergut und Vollgut im LKW zwischenlagern

Klar, kann man auch einen eigenen LKW nehmen und die Sachen dort während der Messe einlagern und mit dem LKW wieder zur Firma zurück fahren. Hierdurch werden die Kosten der messeseitigen Einlagerung eingespart. Dies hat aber einige Nachteile.

• Der LKW wird über die gesamte Zeit, vom ersten Einladen vor dem Aufbau der Messe bis zum Ausladen nach dem Abbau der Messe, geblockt. Das sind schnell mal 2 Wochen oder länger und ein LKW kostet ja auch Geld.

• Die Monteurkosten steigen erheblich an, da jemand den LKW auch fahren muss. Zusätzlich muss insgesamt 3 Mal eingeladen und 3 Mal ausgeladen werden, was Zeit verbraucht (Einladen beim Messebauer, Ausladen auf der Messe , Aufbau, Einladen von Voll- und Leergut, Ausladen von Voll- und Leergut, Abbauen, Einladen auf Messe, Ausladen beim Messebauer) Kostet alles Zeit und Geld. Auch die Ladungssicherung von Messegütern darf nicht vergessen werden.

• Die gesetzlichen Regelungen werden hier immer schärfer.

  Das Liefern von Waren auf eine Messe ist z.B. kein sogenannter Werksverkehr: „Laut § 15a Abs. 2 GüKG müssen alle Fahrzeuge für Werkverkehr mit einem zulässigen Gesamtgewicht von über 3,5 Tonnen vor dem ersten Transport beim Bundesamt angemeldet werden. Dies gilt für LKW mit oder ohne Anhänger sowie für Sattelkraftfahrzeuge.“ Somit schließt sich fast die Anlieferung des Messestandes durch den Messebauer komplett aus. Immer mehr Module (Module sind hier Zusatznachweise des LKW-Fahrers) müssen nachgewiesen werden. Diese Module haben immer weniger Personen – auch bei Messebauern.

• Im Ausland (z.B. Belgien und Frankreich) darf teilweise kein Transport ohne einen Bürgen gemacht werden. Dies betrifft besonders die LKWs ab 7,5 Tonnen.

• Die Messemonteure, die meist eine längere Messelogistik-Fahrt haben, dürfen nach der Fahrt auch nur nach den gesetzlichen Bestimmungen auf der Messe arbeiten. Dies kann auch mehr Übernachtungen und somit mehr Kosten bedeuten.

• Nebenbei haben heute immer weniger Menschen einen LKW-Führerschein. Das führt unter anderem dazu, dass immer weniger Messebauer die Eventlogistik selber anbieten.

Messeseitige Zwischenlagerung mit Eventlogistikern

Ein Messebauer sollte mit einem Spezialist für Messetransporte und Eventlogistik zusammenarbeiten. Das schafft Preistransparenz, die klar und unmissverständlich an Kunden weitergegeben wird und spart gleichzeitig Planungszeit die wiederum mehr Raum für die Kernkompetenz eines Messebauers lässt, nämlich der Entwicklung, Planung und Realisation von besucherstarken Messeständen. Ich selber war erstaunt, als wir vor Jahren auf externe Eventlogistiker umgestellt haben, dass unsere Kosten in diesem Bereich sogar gesunken sind. Dies gibt man im hart umkämpften Markt des Messebaus gerne den Kunden weiter und erhöht die Chancen im Wettbewerb.

Offene Fragen zur Einlagerung von Messeequipment während einer Veranstaltung

Wie genau sind die Kosten zur Einlagerung im Angebot?

Jeder konventionelle Messestand ist ein Unikat und es bleibt immer eine Schätzung im Angebot. Nach der Messe und Rechnungsstellung des Veranstalters hat man bei unverändertem Messestand erst ab dem zweiten Aufbau die genaue Summe der Einlagerungskosten auf dem Messegelände während eines Messeauftritts.

Warum kommt die Rechnung zur Einlagerung so spät nach der Messe?

Der Messebauer hat auf die Rechnungsstellung keinen Einfluss, da diese von dem Veranstalter, der Messegesellschaft, sprich von Dritten kommt. Das kann Wochen oder auch mal Monate dauern.

Zwischenlagerung von Voll- und Leergut hinter den Wänden des Messestands?

Hier ein eindeutiges und klares Nein. Diese Einlagerung würde die Brandlast innerhalb der Messehalle vergrößern und ist von der Feuerwehr und der Messe untersagt. Das ist auch sinnvoll. Feuer ist nicht zu unterschätzen. Wer einmal ein Video gesehen hat, wie schnell sich ein Feuer ausbreitet, freut sich über dieses klare Nein. Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben wird der Platz oft für Bewirtung, Werbematerial und viele weitere Verbrauchsgüter auf der Messe genutzt.

Fazit zu den Einlagerungskosten eines Messeauftritts

• Einlagerung auf der Messe ist notwendig und teilweise kostenintensiv.

• Wenn die Einlagerungskosten nicht im Angebot aufgelistet sind, erfragen Sie diese.

• Die LKW-Einlagerung ist sehr aufwendig, ineffizient und durch die Verteilung der Kosten auf andere Positionen intransparent.