Lagerung von Exponaten: Messebauer vs. eigenes Unternehmen

Als Eventmanager oder Verantwortlicher für Messeauftritte Ihres Unternehmens kennen Sie sich am besten mit den Herausforderungen der Event- und Messeplanung aus. Jede Messe bringt neue und andere Herausforderungen mit sich. Besonders logistische Prozesse bringen organisatorische Schwierigkeiten.  Um das Interesse der Besucher auf den jeweiligen Messen zu wecken, wird nicht nur der ideale Messestand benötigt, sondern auch gut ausgewählte Exponate.

Zum einen ist die Herausforderung, die richtige Auswahl der Exponate für die einzelnen Veranstaltungen zu finden und zum anderen die benötigten Exponate zwischenzulagern und ohne großen Aufwand hervorrufen zu müssen. Dabei gilt es folgende Fragen zu beantworten:

• Ist eine Lagerung der Exponate im eigenen Unternehmen möglich?

• Wie kann man schnell und einfach auf die zu benötigten Exponate zugreifen?

• Wie wird die Logistik des Equipments am besten organisiert?

Im nachfolgenden Beitrag erhalten Sie eine Gegenüberstellung der Varianten Lagerung im eigenen Unternehmen vs. Lagerung beim Messebauer. 

Konzentration auf das "Wesentliche"

Der Eventmanager muss sich, zusätzlich zur ohnehin aufwändigen Messeplanung, auch um die Suche der gewünschten Exponate im Unternehmen kümmern. Im schlimmsten Fall liegt eine Übersicht der Exponate gar nicht erst vor. Häufig kommt die Bedarfsmeldung vom Vertrieb. Hier könnte eine zentrale Lagerung der Exponate Abhilfe schaffen, indem der aktuelle Bestand der Exponate jederzeit abrufbar ist. Nur so kann der Aufwand seitens des Marketings minimiert werden.

Durch die Einlagerung des Equipments beim Messebauer in Kombination mit einem dort vorliegendem ERM-System, erhält man einfach und schnell eine Übersicht der eingelagerten Exponate. Ein weiterer Vorteil hierbei, ist eine mögliche Lagerumschlagshäufigkeit der Exponate. Diese Kennzahl hilft dem Mitarbeiter „Renner & Penner“ feststellen zu können. Bei der internen Lagerung könnte einem diese Kennzahlen fehlen. Dieses Outsourcing beinhaltet somit nicht nur die Lagerung der Exponate, sondern auch ein Tracking, welches häufig intern nicht gewährleistet werden kann. Schlussendlich kann sich der Mitarbeiter auf die wesentlichen Aufgaben seiner Tätigkeit fokussieren und erhält mit deutlich weniger Aufwand eine detaillierte Übersicht.

Zusätzliche Kosten durch Logistikdienstleister

Events stehen kurz bevor und nun wird es Zeit mit der Planung der Logistik von Exponaten zu beginnen. Hier sollte abgestimmt werden, wie die einzelnen Exponate zur Messe oder zum Event transportiert werden sollen. Sind die Exponate an mehreren Standorten eingelagert, so muss ein Logistikunternehmen beauftragt werden, die einzelnen Exponate einzusammeln und diese zur Messe transportieren. Die hier entstandenen zusätzlichen Kosten sollten mit in das Messebudget einfließen und auch nicht außer Acht gelassen werden.

Es werden erhebliche Summen für das Transportieren sowie der Zustellung zum Messestand veranschlagt. Es ist möglich, diese Kosten zu minimieren, sofern die gewünschten Exponate beim jeweiligen Messebauer eingelagert sind. Dieser kann die Exponate auf den ohnehin schon bereitgestellten LKW laden und mit zur Messe nehmen. Natürlich sollte man bedenken, dass zusätzliches Material auch zusätzlichen Platz benötigt. Die für den zusätzlichen Platz entstandenen Kosten, stehen jedoch nicht im Verhältnis zu den Logistikdienstleistern, die nur für den Transport der reinen Exponate zuständig sind. Weiterhin sollte nicht nur der betriebswirtschaftliche Aspekt eine Rolle spielen. Zusätzlicher Transport führt auch zu zusätzlichen Umweltbelastungen.

Interne Lagerungsproblematik

Sobald die Anzahl an Exponaten steigt, steigt selbstverständlich auch die benötigte Lagerfläche. Wenn das firmeneigene Lager für die Lagerung der Exponate nicht mehr ausreicht, muss Abhilfe geschaffen werden. Häufig ist es auch der Fall, dass das eigene Lager nicht für die Exponate vorgesehen ist und auch hier wird ein externer Partner benötigt.

Exponate, die nur für die Messen bestimmt sind, können in einem Distributionszentrum, wie auch bei einem Messebauer mit entsprechender Lagerungskapazität eingelagert werden. Ist die Lagerung in einem Distributionszentrum günstiger, sollte auch hier auf die generellen Nebenkosten, sowie die Logistikkosten geachtet werden. Dem gegenüber steht ein Messebauer, der Ihren Messestand ohnehin zu der gewünschten Veranstaltung transportiert und hier zusätzliche Exponate ohne großen Mehraufwand mit anliefern kann. Neben den Exponaten kann selbstverständlich auch der eigentliche Messestand beim Messebauer eingelagert werden. Die 6 Erfolgsfaktoren zur Lagerung Messestand und Messeequipment erfahren Sie in unserem letzten Blogartikel.