Erfolgsgarant für Ihren Messeauftritt: Perfektes Personal!

Endlich war es wieder soweit! Es war mein drittes Mal auf der FIBO. Damals war sie noch in Essen. Mit zwei Kollegen fuhr ich rechtzeitig los, um mit den Ersten zu sein beim Einlass am Sonntagvormittag. Es war der Hauptmessetag der FIBO. Viele Shows und Events. Und natürlich viele Aussteller mit ihren gut durchdachten Messestand-Konzepten und ihrem Personal vom Fach. Jeder versuchte aufzufallen und so viel Menschen wie möglich anzulocken. Dies gelang dem einem mehr, dem anderen weniger gut!

Da meine Kollegen etwas andere Interessen hatten, trennten wir uns und verabredeten uns für später im Gastronomiebereich zum Mittagessen. Bis dahin versuchte ich mir einen Überblick der Neuheiten in der Branche zu verschaffen. Als ich in einer der größten Hallen war, dort standen überwiegend Fitnessgerätehersteller, fiel mir direkt ein Messestand auf. Nicht unbedingt aufgrund der Größe, sondern eher wegen der Farben und der spektakulären Blende. Der Messestand war schon beim Betreten der Halle zu erkennen. Instinktiv steuerte ich darauf zu. Innerlich stellte ich mich schon darauf ein, dass dort die Hölle los sein würde. Als ich schlussendlich vor dem imposanten Messestand stehen blieb, traute ich meinen Augen kaum. Ich schätzte, dass der Stand mindestens 400m² hatte. Alle Geräte standen professionell ausgerichtet. Ein paar Models trainierten daran. Aber es waren kaum Besucher auf dem Messestand. Im Vergleich zu den benachbarten Messeausstellern, ebenfalls Fitnessgerätehersteller, traf man hier auf gähnende Leere. Da es übersichtlich war, zählte ich 6 Interessenten, die sich die Infotafel an den Fitnessgeräten durchgelesen haben. Zwei davon machten zusätzlich noch ein Foto mit einem der Models. Etwas irritiert, betrat ich den Messestand und schaute mir im Vorbeigehen das ein oder andere Fitnessgerät an. Ach ja, Personal war auch vorhanden. Hinter dem Tresen standen sie und schauten sich die Besucher auf ihren Messestand an. Das Personal schien sich nicht dafür zuständig zu fühlen, ihre Interessenten zu beraten oder zu unterhalten. 

Da ein Gerät meine Aufmerksamkeit besonders geweckt hatte, entschloss ich mich zum “Personal-Tresen” zu gehen und zu fragen, ob mir jemand mehr Infos dazu geben kann. Und dann brach das komplette Chaos aus. Keiner fühlte sich für das Gerät verantwortlich oder traute sich nicht, dazu etwas zu sagen. Zwei des “Fachpersonals” verschwanden direkt in eine Kabine. Schließlich entschloss sich einer der “Älteren” mir zu helfen. Wie sich schnell herausstellte, wusste er auch nicht wirklich viel darüber. Freundlich bedankte ich mich für die Beratung und ging enttäuscht vom Messestand. 

Jetzt verstand ich, warum niemand auf dem Messestand war. Toller Stand, geniale Geräte und mit Sicherheit eine Neuheit auf dem Fitnessmarkt. Perfekt inzensiert, aber das “überforderte” Personal macht die ganze Präsentation kaputt. 

Das zeigt wieder, einen 

Zweiten ersten Eindruck gibt es nicht

Ein gut konzipierter und vor allem auffallender Messestand ist die Einladung für Messebesucher, Ihren Messestand zu betreten. Ihr Personal berät und kümmert sich um die Interessenten. Knüpft die Kontakte und bei Bedarf muss entertaint werden.

Der erste Eindruck muss passen. Er darf den Messebesucher nicht wieder loslassen. Und der erste Eindruck wird neben dem Messestand vor allem mit Ihrem Personal erreicht. Ihr Produkt oder Dienstleistung kommt erst später.

Für den ersten Eindruck müssen Kleidung und Körpersprache stimmen.

Was heißt das genau:

Ein im Anzug mit Krawatte gekleideter Mann ist an einem Messestand eines Sportherstellers völlig deplatziert. Ebenso zu offen oder locker gekleidet ist nicht ratsam. Ihr Personal sollte sich entsprechend der Branche und Zielgruppe kleiden. Oftmals kann es Sinn machen, einheitliche Kleidung zu tragen, so dass das äußere Erscheinungsbild Ihrer Unternehmensphilosophie entspricht.

Tip: Wenn Sie einheitliche Kleidung speziell für die Messe bedrucken lassen, dann nutzen Sie die Gelegenheit und individualisieren Sie die Kleidung, indem Sie auf die Oberbekleidung direkt den Namen Ihres Mitarbeiters drucken lassen. Alternativ gehen auch Namensschilder, die sich jeder Mitarbeiter an sein Shirt, Hemd oder Bluse anheftet. Hier fällt dem Messebesucher dann auch die Anrede etwas einfacher.

Des Weiteren muss eine offene und freundliche Körpersprache Ihres Personals gezeigt werden. Verschränkte Arme oder hinter dem Tresen stehen, wirkt lustlos und verkörpert Desinteresse. Natürlich sollte am Messestand weder Ihr Personal mit dem Handy telefonieren oder "spielen", noch essen.
Ihr Personal muss durch die Köpersprachen zeigen: “Hallo lieber Messebesucher, bei uns am Messestand bist du Herzlich Willkommen und ich berate dich sehr gerne!”

Erfolgreiche Gespräche führen

Muss ein erfolgreiches Gespräch immer der Erhalt der Kontaktdaten als Ziel haben? Zugegeben, dafür sind Sie in erster Linie auf der Messe. Aber gute und intensive Gespräche bleiben ebenfalls bei Ihren Interessenten im Kopf. Das Potenzial für neue Kunden steckt also nicht nur im Design des Messestandes, sondern eher im Personal. 

Daher ist es wichtig, dass bei Interesse eines Messebesuchers, Ihr Personal offen ist und auf den Interessenten zugeht. Bei den Messebesuchern kann oftmals eine Hemmschwelle oder Schüchternheit vorliegen. Gehen Sie sympathisch auf den Interessenten zu. Ein freundliches

“Herzlich Willkommen bei *UNTERNEHMENSNAME*, mein Name ist Herr/Frau Mustermann (oder auch Vor- und Nachname - branchenabhängig), wie kann ich Ihnen weiterhelfen?”

ist ein guter Einstieg und ist nicht zu aufdringlich. Beachten Sie während des Gesprächs, dass Sie Interesse für Ihr Gegenüber zeigen. Beantworten Sie seine Fragen und Bedürfnisse. Natürlich freundlich. Auch wenn Sie die Fragen schon 100mal an diesem Tag gehört und beantwortet haben. Achten Sie auf einen ausgeglichenen Redeanteil. Bestenfalls reden Sie oder ihr Personal weniger als der Interessent. 

Kompetenz und Etiquette

Das perfekte Messestandpersonal zu haben, ist nicht ganz einfach. Das Personal muss auf einer Seite eine gute bis sehr gute Produktkompetenz haben und zum anderen einen hohen Grad an Sozialkompetenz besitzen. Gute Umgangsformen, sowie Kommunikationsfähigkeit sind unabdingbar. Was nützt Ihnen ein Mitarbeiter am Messestand, der ihr Produkt von A – Z erklären kann und auf jeder Frage die richtige Antwort hat, aber nicht mit Menschen “kommunizieren” kann!?  
Ihr Personal ist Ihr Aushängeschild auf der Messe. Unfreundliches oder inkompetentes Personal werden Sie zu keinem erfolgreichen Messeauftritt verhelfen. Auch “Spezialisten” sind keine gute Wahl. Das perfekte Messestandpersonal wären demnach Generalisten, die gut mit Menschen können und eine gute Produktkenntnis haben. 

Ihr Standpersonal muss Gastgeber mit Herzblut sein.  

Personal auf Messeauftritt richtig vorbereiten

Bevor es allerdings auf die Messe geht, sollten Sie Ihr Personal coachen oder coachen lassen. Machen Sie das niemals zwischen Tür und Angel oder eine halbe Stunde vor Messebeginn. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Wenn Ihr Team steht, bestimmen Sie feste Zeiten, wo die Coachings stattfinden. Inhalte des Coachings sollten sein: 

• Verhalten am Messestand 

• Produktkenntnisse – Stichwort: Highlights! 

• Ansprache von Interessenten 

• Grundsätzliches, sowie Organisatorisches (Kleidung, Treffpunkt, Uhrzeiten, Pausenzeiten etc.)

Tipp: Üben Sie Ansprache, Beratungsgespräche und Verhalten zum Beispiel in Rollenspielen. Es kann Sie bis zu 70% Ihres Messeerfolges kosten, wenn Ihr Personal nicht richtig vorbereitet ist. Kennen Sie schon die 6 Messetypen, die Ihnen auf jeden Fall auf einer Messe begegnen werden?

Definieren Sie klar, wie welche Aufgaben auszuführen sind. Wenn jeder anfängt seine Aufgaben selber zu interpretieren, dann führt das nur zu Chaos. Lassen Sie aber auch etwas Spielraum für Improvisation. Es ist fast nicht möglich, alles bis ins kleinste Detail zu planen. 

Motivation hochalten

Es kann Sinn machen, ein festes Messe-Team einzusetzen, dass jeden Tag vor Ort ist, um Routine in den Abläufen zu bekommen. Eine weitere Möglichkeit ist es, ein Messe-Kern-Team einzusetzen. In diesem Fall tauschen Sie nur gezielt Mitarbeiter aus. 

Allerdings kann es passieren, dass nach 2 oder 3 Messetagen die Motivation sinkt. Daher kann es Sinn machen, für die Motivation der Mitarbeiter zu sorgen. Das können Sie auf unterschiedlichster Art und Wiese tun. 

• Gemeinsame Unternehmungen
  

  Lassen Sie am Abend des 2. Messetags etwas “springen”: Gemeinsames Essen, bowlen oder eine andere Freizeitaktivität, die von den noch anstehenden Messetagen ablenkt und den Kopf freimacht. Wichtig ist, egal was Sie unternehmen, machen Sie es gemeinsam. Tipp: An dem Abend wird nicht über die beiden vergangenen zwei Messetage gesprochen. 

• Einsatz belohnen
  

  Belohnen Sie Ihr Personal für die Teilnahme an der Messe bei einer vorgegebenen Zielerreichung. Das motiviert das ganze Team. Die Belohnung kann als gemeinsames Ziel ausgesprochen werden oder aber als Zielvorgabe für jeden Einzelnen.  

Was wichtig ist!

Wählen Sie Ihr Personal mit bedacht. Eine bunte Mischung mit unterschiedlichen Charaktereigenschaften ist gut. Aber die oben genannten Eigenschaften, wie Angebotskenntnis und Sozialkompetenz müssen Grundvoraussetzung sein. 

Machen Sie in den Coachings Ihr Standpersonal “heiß” auf die Messe. Ihr Personal muss richtig Lust haben, auf die Messe zu gehen und Ihr Unternehmen zu vertreten. Sorgen sie von vorneherein für eine hohe Motivation.