Intelligente Software zur Planung von Messen und Events

Die Digitalisierung hat uns fest in der Hand. Fast täglich hören wir von neuen Technologien. Vieles wird bequemer, einfacher und vernetzter. Aber wie nützlich sind die aktuellen und neuen Technologien für den Messebau? Sollten Unternehmen Ihren Mitarbeitern eine Software anbieten, über welches Sie Ihren Messestand konzipieren und buchen können?

Stirbt damit der direkte Kundenkontakt zum Messebauunternehmen? Es gibt bereits etliche Studien darüber, dass die Innovationen in der heutigen Welt immer schneller vorangetrieben und besser werden, aber geht hierbei nicht der direkte Kundenkontakt verloren? Ich möchte heute nicht die Kosten von digitalen Portallösungen ansprechen, vielmehr erhalten Sie nachfolgend eine Übersicht über mögliche Themen, die die User einer solchen Messebau Software beschäftigen. Darüber hinaus wäge ich Vor- und Nachteile einer intelligenten Portal- bzw. Cloudlösung ab.
 

Was versteht man unter einer intelligenten Planungssoftware im Messebau?

Gerne würde ich Ihnen zunächst einen kleinen Einblick gewähren, was mit einer Softwarelösung im Messebau gemeint ist. Eine Portal- oder auch Cloudlösung bietet dem Kunden die Möglichkeit seinen Messestand mit allem, was dazu gehört online in 3D zu planen und zu bestellen. Man kann es mit großen Möbelhäusern vergleichen, bei denen man online seine Küche per Konfigurator planen kann. Dabei können Sie aus einem großen Pool an Messeequipment wählen und Ihren Messestand individuell einrichten. Zudem können Sie ganz einfach Ihre Werbemittel planen, bestellen und verwalten.

Schauen Sie sich auch den Blogbeitrag Werbemittelhandling geht auch entspannt an. Es gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit hochwertige Möbel, passend zu ihrem Standdesign, zu wählen. Die digitale Portallösung ist auf jeden Kunden individuell angepasst und gewährt eine unternehmensweite Planung, Ausführung, Steuerung und Analyse von Live-Kommunikationsmaßnahmen.

Moderne Software für die Messeplanung oder nur eine neumodische Lösung für das Event-Marketing?

Ist das Ganze für den Mitarbeiter in einem Unternehmen wirklich innovativ oder muss sich dieser wieder nur neues Wissen aneignen, welches sich eventuell gar nicht auszahlt? Ganz klar, die Portallösungen sind unkompliziert, einfach zu handhaben und bieten jedem Unternehmen einen Mehrwert. Der Mitarbeiter muss sich zunächst einmal mit den zur Verfügung stehenden Funktionen der onlinebasierten Lösung auseinandersetzen. Dabei stellen sich häufig Fragen:

Wie bestelle ich meinen Messestand? Kann ich sehen, welche Artikel das Unternehmen überhaupt eingelagert hat? Dies bedeutet für jeden Mitarbeiter zunächst einmal einen Mehraufwand. Wird ein Mitarbeiter jedoch genaustens eingearbeitet und durch das Programm der intelligenten Portallösung geführt, so kann dies für Ihn auch viele Vorteile mit sich bringen. Der Mitarbeiter spart viel Zeit, da zunächst kein E-Mail-Verkehr über möglicherweise mehrere Tage abgewartet werden muss, bevor er letztendlich die Bestellung aufgegeben und alle Rahmenbedingungen geklärt hat. Damit hat der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mehr Zeit und kann sich schneller anderen Aufgaben widmen. Schlussendlich jagt jeder Mensch nach neuen Herausforderungen, Abwechslungen und Vielseitigkeit oder nicht?   

Vorteile einer Software für das Event-Marketing

Wie ich oben bereits erwähnte, bietet eine intelligente sowie digitale Softwarelösung einem Mitarbeiter viele Vorteile. Zum einen große Zeitersparnisse durch die effizientere Eventmanagement Software, da er nicht auf Personen des Messebauunternehmens, welche die Software stellt, angewiesen ist und zum anderen kann er direkt und ohne Umwege seinen Messestand bestellen.

Des Weiteren bietet es Ihnen und dem Messebauunternehmen eine gemeinsame Datenbasis, mit der jeder Nutzer direkt einsehen kann, welches Material „in Echtzeit“ verfügbar ist. Sollte es gewünscht sein, wird sofort mitgeteilt, falls der Lagerschwellenwert unterschritten wird. Somit hat man jederzeit den Bestand unter Kontrolle und kann sich anderen Tätigkeiten widmen. Dies schafft Transparenz und effizientere Prozesse.

Jeder Auftrag kann in Echtzeit verfolgt werden und Sie benötigen keine langen Wege, um alle Aufträge, Rechnungen und Gutschriften zu verfolgen. Manche dieser Portallösungen können Ihnen außerdem Reports und weitere Nutzungsstatistiken erstellen, damit Sie Ihren Bestand immer im Blick behalten. Sie können sofort einsehen, welcher Artikel, wie häufig bestellt wurde. Dadurch können Sie sehen, bei welchem Artikel sich eine Neuanschaffung lohnt oder welcher Artikel „Ladenhüter“ ist und besser aussortiert werden sollte.

Zudem können Sie in manchen Softwarelösungen ein passendes Bewirtungsequipment für Ihren Messestand wählen. Dies hat den Vorteil, dass eine weitere lästige Bestellung bei dem Messeveranstalter nicht nötig ist. Darüber hinaus gibt es Anbieter, welche eine Auswahl zwischen verschiedenen Caterern zur Verfügung stellen. 

Nachteile einer Portallösung für das Event-Marketing

Natürlich kommt auch diese Digitalisierung nicht ohne ihre Nachteile. Diese möchte ich Ihnen nicht vorenthalten: 

Auch wenn das Risiko eines Fehlers bei einer Portallösung sehr gering ist, bleibt es trotzdem eine Software und Fehler können in Form von Ausfällen vorkommen. Um Fehler zu vermeiden, sitzen an verschiedenen Stellen IT-Spezialisten, welche zur Minimierung von Softwarefehlern beitragen sollen. Zum anderen sitzen hinter dieser Software Menschen, welche Fehler bei der Eingabe von Daten machen können. Auch hier sollten Fehler zwar nicht vorkommen, jedoch ist es nicht auszuschließen.

Durch verschiedene Kontrollstellen, wie Packlisten oder Dashboards werden Fehler minimiert. Ein weiteres Thema ist die Einarbeitung in eine solche digitale Portallösung. Auch wenn jeder Mitarbeiter sowohl im Messebauunternehmen als auch der klassische Marketing Manager mit der Software Zeit einsparen können, so muss zunächst eine Einarbeitung in das System erfolgen und dies kostet Zeit. Letztlich bleibt die Software aber über Jahre im Unternehmen bestehen, womit Sie sich der investierte Zeitaufwand früher oder später amortisiert.  

Fazit zu einer Software für Ihre Messeplanung

Insgesamt halte ich eine Portal- bzw. Cloudlösung für jedes Unternehmen, welches ihre Messestände auf Messen ausstellen möchte für sehr sinnvoll. Durch optimierte und effiziente Prozesse können Messeplanung und Umsetzung schneller gelöst werden. Mit einer intelligenten Softwarelösung spart man sich Telefonate, unnötigen E-Mailverkehr und lange Kommunikationswege. Dies bedeutet letztendlich, dass sich der Aufwand der Mitarbeiter verringert und er für anderweitige Tätigkeiten im Unternehmen verfügbar ist.