Erfahrungsbericht: Aufbau modularer Messestand

Nun bin ich inzwischen fast 4 Monate bei der WWM GmbH & Co. KG. als Online-Marketingmanager angestellt und sehr glücklich. Nur eine Sache, die mich wirklich stört: Ich kenne unser “Produkt” nicht gut genug! Das Thema Messebau war und ist für mich völlig neu. Vorher bin ich noch nie mit Messebau, geschweige denn mit modularem Messebau in Berührung gekommen. Warum jetzt? 

Was mir persönlich aber viel wichtiger ist, dass ich unser Produkt verstehe! Und da reicht mir nicht, dass mir jemand erzählt: “Ja, das ist ein modulares Messebausystem. Da steckt man einfach die Rahmen zusammen und dann wird das mit Drucktextilien und LEDs verschönert.” 

Ich muss ein Produkt oder eine Dienstleistung, die ich vermarkten möchte, selber ausprobiert haben. Ich will wissen, wie sich das Produkt anfühlt. 

• Was ist alles möglich mit den modularen Rahmensystemen? 

• Lässt es sich wirklich so problemlos aufbauen? 

• Was sind Vor- und Nachteile? 

• Am liebsten von A bis Z; alles wissen.  

Genau das ermöglichte mir Christian (Coppeneur-Gülz, mein Chef) vor ziemlich genau 10 Tagen. Einen Tag beim Aufbau eines modularen Messestandes helfen. Direkt live vor Ort. Nicht nur zu schauen. Sondern Anpacken.  

Wie ein modularer Messestand entsteht! 

Am Montag, dem 12. September 2022 war es soweit. Mit meinem “Monteur”-kollegen Bernhard machte ich mich auf die Reise nach Köln. Genauer gesagt, zu den Messehallen der Kölnmesse, wo vom 13. - 15.09.2022 die Zentrale Personal Europe Messe stattfand (kurz: ZPE22). Halle 4.2 war unser Ziel zum Aufbau eines modularen Messestands unseres Kunden Hansefit GmbH & Co. KG. Es war mein erstes Mal. Ich bin zwar jetzt schon einige Wochen dabei, aber meine Tätigkeit beschränkt sich normalerweise auf das Marketing. Aber was kann mir Besseres passieren, als einen modularen Messestand aufzubauen und sich mit unserem Produkt bzw. Dienstleistung direkt auseinander zu setzen. 

Schon mal vorab: Es war sehr lehrreich und nichts klappt immer wie geplant!  

Die Anfahrt zur Kölnmesse 

Montagmorgen. 6.30 Uhr Treffen mit Bernhard am Service Hub in Alsdorf. Gemeinsam fuhren wir kurz nach halb los. Unser Transporter wurde bereits freitags beladen. Zusätzlich zu unserem Material, haben wir für einen Kollegen, der sich ebenfalls zum Aufbau für einen anderen Kunden auf der ZEP22 befand, Drucktextilien und Profile mitgenommen. Da ich wenig, bis gar keine Erfahrung mit dem Fahren beladener Transporter habe, war ich froh, dass Bernhard das Steuer in die Hand nahm. Souverän fuhr Bernhard nach Köln. Wir waren froh, dass wir um dies Uhrzeit gut durchkamen und sogar noch vor 8 Uhr an der Kölnmesse waren. Allerdings zu früh gefreut. Den richtigen Eingang der Halle 4.2 zu finden war gar nicht so einfach. Bernhard kannte sich zwar aus, aber wo die ursprüngliche Zufahrt der Halle 4.2 war, stand jetzt ein Parkhaus. Also fragten wir uns durch. Ein paar Minuten später kamen wir ans Ziel: Lieferanten-Eingang-Halle 4.2! 

Erleichtert stiegen wir aus und betraten die Messehalle, wo schon reges Treiben herrschte. Mit dem Hallenplan bewaffnet, suchten wir unseren Platz. Nach kurzer Orientierung hatten wir ihn gefunden. Der Aufbauplatz war bereits entsprechend vorbereitet: Stromanschluss, so wie bestellt und ein Podest war bereits errichtet, da der Nachbarstand einen Wasseranschluss benötigte, der unter unserem Messestand lag. 

Nun gab Bernhard kurz zwei drei Anweisungen und schon luden wir aus. Zum Glück waren es alles kurze Wege, so dass wir schnell ausgeladen hatten und mit dem Aufbau beginnen konnten. 

Der Aufbau eines modularen Messestands 

Das wichtigste “Gerät” musste natürlich zuerst aufgebaut werden: Die Kaffeemaschine. Ohne läuft halt nichts! Ich spürte schnell, dass Bernhard nicht das erste Mal einen Messestand aufbaute und auf alles vorbereitet war. Während die Kaffeemaschine aufheizte, erklärte mir Bernhard, wie wir mit dem Aufbau anfangen. In der Vergangenheit hat sich der Start mit dem Boden bewährt. Also begannen wir mit dem Verlegen der Teppichfliesen. Dazu musste vorab zur Fixierung in bestimmten Abständen beidseitiges Klebeband auf dem Podest verklebt werden. Danach werden die Teppichfliesen nach einem bestimmten System verlegt. Bernhard verlegte die ersten Teppichfliesen, während ich die Teppichfliesen von der Palette in kleine “Pakete” packte und Bernhard zurechtlegte. Danach half ich natürlich mit zu verlegen. Grundsätzlich war das nicht schwer, man musste nur die Verlegungsrichtung einhalten und natürlich präzise arbeiten, so dass keine Lücken entstanden. 

Nachdem der Boden fertig gelegt war, musste das Rahmensystem aufgebaut werden. Beachten mussten wir, das drei Wände mit LEDs hinterleuchtet wurden, so dass für diese Wände breitere Rahmen verwendet wurden, die jeweils noch verbunden werden mussten. Da es ein modulares Rahmensystem ist und auf Basis eines Baukastensystems beruht, war es nur noch ein Verbinden der anderen Rahmen, um das Grundgerüst des Messestandes zu erstellen. Bernhard begann das Grundgerüst aus den modularen Rahmen zu “bauen”. Ich montierte die LED-Rahmen zusammen. Stück für Stück errichteten wir das Grundkonstrukt für den modularen Messestand für Hansefit. Wie bereits gesagt, ist der Aufbau eines Messestandes komplett neu für mich, daher musste ich oft probieren, wie was zusammenkam. Aber Vieles erschloss sich auch mit logischem Denken.😊 

Etwas tricky wurde es noch, als wir den Aufsatz auf die Kabine setzen mussten. Leider hatten wir zwei zu kurze Leitern dabei, so dass wir uns eine größere Leiter bei den Nachbarn leihen mussten. Dafür bekamen sie einen Kaffee von uns. Bernhard hat es mit seiner ganzen Erfahrung und der Nachbarschaftshilfe hinbekommen den Kabinenaufbau sicher zu installieren. 

Installation der LED-Technik 

Als die Grundkonstruktion stand, mussten die LEDs in den entsprechenden Rahmen installiert werden. Bernhard überließ mir nach kurzer Einweisung die Installation der LEDs. Na super. Keine Ahnung wieviel in so einem Rahmen reinkamen!? Also fing ich an, den ersten Rahmen rundum mit LED-Stripes zu bestücken. Als ich mein Werk bewundert hatte und es testete stellte ich fest, dass der Köln-Bonner Flughafen nicht unbedingt weniger beleuchtet war. Viel zu hell! Es konnte also nicht stimmen. Dazu kam, dass wir nach meinem System viel zu wenig LEDs gehabt hätten. Nach einem kurzen schelmischen Lächeln erklärte mit Heinz (der Monteur vom anderen Stand), dass die Rahmen nur links und rechts mit LEDs bestückt werden. Mit dieser Information baute ich alles zurück und passte es entsprechend an. Plötzlich hatten wir auch genug LED-Stripes für die anderen Rahmen. Ich bestückte also alle Rahmen mit LEDs und verkabelte sie entsprechend. Da eine Wand vom Kabinenaufsatz hinterleuchtet werden musste, hatte ich das Problem: Wohin mit dem Trafo? Bernhard wusste Rat. Geschickt positionierte Bernhard den Trafo und die Verkabelung im Rahmen. 

Aufbau der LED-Videowand 

Das Beste zum Schluss. Dachte ich! Die Installation einer LED-Videowand in einem modularen Messestand ist vom Grundsatz her einfach: Videopaneelen per Stecksystem nach Plan setzen, Video-Ein- und Ausgang verkabeln und mit der Videoquelle verbinden. Und wenn es dann noch Strom gibt, sollte die LED-Videowand leuchten und das entsprechende Video abspielen. Strom war nicht das Problem. Hatten wir. Wie das halt so ist, laufen manche Dinge schon mal nicht nach Plan. Selbst bei der besten Organisation und Vorbereitung. So auch hier. Aber für jedes Problem gibt es eine Lösung, so dass wir unseren “Störenfried” schnell ausfindig gemacht haben und das Problem lösen konnten. Nachdem alles richtig und zufriedenstellend installiert war, ging es noch an die Feinjustierung der Verkabelung. Dazu kamen noch drei LED-Spots, die den Messestand noch zusätzlich beleuchteten. Die Verlegung der Kabel hinter dem Messestand musste natürlich auch seine Richtigkeit haben, so dass niemand in den Kabeln hängen blieb und damit die Beleuchtung oder die LED-Videowand vom Stromnetz nahm. 

Herausforderungen beim Aufbau 

Wie Sie vielleicht schon im Bericht erkennen konnten, gibt es so manche Herausforderungen beim Aufbau eines modularen Messestands. Es wird viel geplant und organisiert. Die Transporter werden mit Material beladen und wenn man dann vor Ort ist, dann merkt man erst, dass etwas fehlt (zum Glück bei uns nicht) oder das etwas nicht so funktioniert, wie es geplant war oder es einen reibungslosen Aufbau gewährleistet. Nichtsdestotrotz ist unterm Strich entscheidend, dass der Kunde bekommt, was er “bestellt” hat. Und dafür müssen alle im Team Sorge tragen. Und das Schönste ist, wenn bei der Messestandabnahme der Kunde zufrieden ist und man ihm alles erklären kann, wo er was anschaltet etc. 

Fazit zum Aufbau eines modularen Messestands: 

Es war ein interessanter, langer und vor allem sehr lehrreicher Tag. Ich bin froh, diesen Tag mitgemacht zu haben und zu sehen, womit sich Monteure “herumschlagen” müssen.  

Da ich jetzt weiß, wie es funktioniert, muss ich sagen, dass ein modularer Messestand eine sehr tolle Lösung für Unternehmen ist, sich auf Messen zu präsentieren. Gerade wenn man mehrere Messen pro Jahr macht. Man ist flexibel und der Auf- und Abbau ist ebenfalls relativ schnell im Vergleich zu einem komplett individuellen Messestand, wo es schon 2-3 Tage dauern kann, bis dieser aufgebaut ist. Natürlich sollten auch die Kosten und der Nachhaltigkeitsaspekt nicht ganz außer Acht gelassen werden. Wo der modulare Messestand klar im Vorteil ist. 

Und hier noch das Endergebnis😀